Dentro de un grupo de personas, la organización formal es esa que alguien te puede pintar o enseñar, esa que es normalmente un organigrama, cajas, flechas, jefes, subordinados y departamentos, que cuenta como se organizan.
Aparte de la anterior, aún siendo menos dibujable, está la organización informal, que es la que forman las personas con sus afinidades y sus interacciones, las amistades, los conocidos, los romances, los odios, las pasiones, etc., que está más allá de lo que digan los organigramas.
Y la organización formal y la informal no siempre coinciden. De hecho, raro es que coincidan. Y un error común es pensar que la organización formal es la única organización que existe, pasando por alto que existe la informal.
De hecho, las organizaciones cambian de vez en cuando su organización formal… pero ello no implica que se cambie la organización informal.
A este respecto, el famoso Weinberg cuenta en su mítico “The Psychology of Computer Programming”, una anécdota curiosa sobre las organizaciones informales y las consecuencias de obviarlas.
La historia comienza en el centro de computación de una Universidad, en el que la mayoría de los programadores eran estudiantes universitarios. Aquellos universitarios no disponían de despachos de trabajo y lo que había era una gran sala común para que trabajasen.
En una sala adjunta a aquella gran sala, la Universidad ubicó un servicio de consultoría, servicio que daban dos graduados y que servía para ayudar a los estudiantes, cuando se les presentaba un problema difícil que no sabían resolver.
Al final de la sala grande donde trabajaban los estudiantes había unas cuantas máquinas “vending”, de esas de café, de comida, etc., esas cosas insanas, ya sabes.
Aunque la sala era grande, el ruido que hacían los que se congregaban frente a las máquinas empezó a ser molesto para algunos. Así que, no falla, unos cuantos se juntaron y fueron a ver al jefe para contarle que el ruido de la gente que se juntaba para hablar frente a las máquinas les molestaba mucho.
El jefe, que no solía visitar la sala de programadores, pasó por allí a ver cómo estaba la cosa. No necesitó ni 15 segundos de análisis para decretar que se quitaran todas las máquinas de vending.
Una semana después de que las maquinas fueran retiradas, y de que ello provocara el silencio, al evitar aquellas reuniones esporádicas frente a las máquinas de café, el jefe recibió otra queja.
En este caso la queja venía de la falta de servicio de consultoría, aquel que proporcionaban los dos graduados.
De nuevo, el jefe fue a ver por si mismo que estaba pasando esta vez con el servicio e consultoría. Y cuando llegó se encontró… dos largas filas de gente que salían desde la sala de consultoría y que llegaban hasta la sala común.
El jefe preguntó a los graduados que estaba pasando, por qué ofrecían ahora un servicio tan lento. A lo que los graduados le contestaron que iban lo más rápido posible, que el problema era que de repente se había disparado el número de gente que necesitaba ayuda.
Así que el jefe se puso a investigar qué estaba pasando, por qué ahora la gente necesitaba más ayuda que antes. Pero por más que miraba todo parecía igual, nada parecía haber cambiado.
Finalmente, pidió a un graduado en psicología que hablara con la gente que había en la fila frente a la sala de consultoría. Y, después de un tiempo, el graduado en psicología descubrió la causa del problema… eran las ausentes máquinas de café y comida.
Cuando la gente se agrupaba frente a las máquinas… hablaban de sus problemas, de sus programas, de problemas que muchos compartían y allí se ayudaban unos a otros. Al quitar las máquinas, el jefe había roto uno de los canales de comunicación informal más importantes.
No obstante, cómo no, el jefe no podía creer aquello y se negó a traer de vuelta las máquinas. En vez de eso, lo que hizo fue incrementar el número de consultores.
Pero, aun habiendo más consultores, todos los que por allí pasaban acababan quemados de trabajar y acababan dejando el servicio de consultoría, lo que acabó sumiendo en un caos total al centro de computo de la Universidad.
Primera vez que me tocó hacer una gestión Ágil en una empresa... año 2001. Desde entonces he trabajado en, o para, más de 90. Y he formado a más de 2000 alumnos.
También soy profe de la Universidad Rey Juan Carlos.
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Interesante, como uno puede ahorrarse costos colocando una de esas maquinas. Es poner a trabajar mas a tus activos indirectamente.