Una experiencia real (y reflexiones) usando Niko-nikos

¿Niko-nikos? Supongo que ya te sonarán, pero por resumírtelo, este tipo de calendarios se pueden definir como una herramienta que nos indica el estado de ánimo/felicidad de un equipo. Es algo tan sencillo y básico de usar que cualquier equipo de cualquier sector empresarial podría poner en funcionamiento. Tan solo necesitamos un calendario mensual donde cada miembro del equipo ponga una «carita» que refleje su estado de ánimo durante el día:
leyenda
Si buscas por internet sobre el origen de estos calendarios, acabarás en la página web del japonés Akinori Sakata, que en 2006 publicó un artículo sobre este tema. El nombre de estos calendarios ya sonaba algo japonés y es que «niko» significa «smile» en este idioma, y «niko-niko«, algo como «smiley«.
También puedes encontrarlos con otros nombres como:

  • Niko-cale
  • Smiley calendar
  • Mood board
  • Happiness calendar
  • Happiness index

Existen algunas referencias al libro «Project Retrospectives» que escribió Norman L. Kerth en 2001 donde aparece el «Energy Seismograph«, una herramienta que podría ser la precursora de los calendarios niko-niko pero de la que no he encontrado demasiada información. Creo que la mejor opción será leerse su libro.

Algunos ejemplos

Hay muchas formas de llevarlos a cabo: pueden ser calendarios de papel pegados en la pared donde las caritas se dibujen con diferentes colores, o se podrían usar pegatinas; para equipos en remoto se puede llevar en una hoja excel o incluso ya hay aplicaciones web para estos calendarios.
Vamos a ver algunos ejemplos (las fotos son todas mías, de diferentes proyectos y experiencias):
nikoniko2015.2
nikoniko2017
nikoniko2015.1
nikoniko2016
 
La realidad es que cada equipo lo adaptará y personalizará a su situación actual. Como consejo, siempre que sea posible, mejor en papel impreso y pegado en una pared cercana a la puerta de salida. De esta forma evitamos olvidos, pues el estado de ánimo hay que reflejarlo en ese día antes de irse.
Antes de continuar a la parte realmente interesante, me gustaría aclarar algunos puntos. Esta herramienta nace por y para el equipo, lo crea y mantiene el equipo. Por lo tanto, su uso no debería venir impuesto desde arriba ni tendría porqué ser obligatorio. En mi experiencia hasta ahora, todos los miembros del equipo han participado y se han interesado por el estado de ánimo de los demás. Cuando alguien no quiere participar, es igual de respetable. Desde otro punto de vista, en equipos de alto rendimiento, donde la confianza y transparencia es algo básico, podría llegar a ser un problema el uso parcial del calendario por alguno de los miembros. En ese caso, mejor buscar otra solución u herramienta.

Estudiando el feedback de los Niko-Niko

The concept of happiness is becoming increasingly important as a key factor for improving productivity and the quality of the products developed.

Realmente queremos medir algo que no se puede medir, por la subjetividad de lo que significa la felicidad, motivación o bienestar del equipo pero que es tan importante para el rendimiento del mismo. Ya sabemos que un equipo “feliz” es más productivo, pero ¿cómo podemos llegar a mediar esta felicidad?
Vamos a partir de que el principio más importante es el feedback que se obtiene y que  por tanto será dado y leído por el propio equipo. Hay que tener en cuenta que estamos hablando de cómo se ha sentido esa persona ese día, por lo que siempre hay que mirarlo desde el total respeto. Ahora no estamos evaluando el trabajo de nadie, si no hay confianza y transparencia en el equipo, este método no vale para nada. Si alguien piensa que por poner una cara roja el resto lo va a mirar mal o algún jefe le va a echar la bronca, etc., mejor no seguir con esto.
Los calendarios niko-niko, revelan patrones de cambio en el estado de ánimo del equipo o de algún miembro del mismo, y estos patrones son indicadores que nos ayudan a identificar problemas en el equipo.
A continuación vamos a ver algunos ejemplos de patrones  y de las consecuencias que podrían existir.
NOTA: Los siguientes solo son ejemplos figurados y explicaciones que me he imaginado a partir de mi experiencia. Algunos los he exagerado, primero porque se está mostrando una semana del calendario, y segundo, para que podáis apreciar el patrón en un simple vistazo.
Una situación normal podría ser la que se muestra en la siguiente figura, donde lo más habitual es que existan cambios de ánimo entre las personas del equipo, lo importante es que existan un número alto de “caritas verdes”:
pattern1
 
Este otro sería el ideal, aunque en la realidad es complicado de conseguir. Imaginaros un equipo trabajando a este nivel máximo de felicidad, como fluiría la creatividad y buenas soluciones:
pattern2
 
Aquí podemos ver que dos personas del equipo han tenido algún problema, puede ser alguna diferencia entre ellas o por ejemplo alguna tarea de las que no gustan pero hay que hacer:
pattern3
 
Me gusta cuando el equipo va en la misma dirección. En este caso, la semana se empezó a torcer para todo el equipo y terminó bastante mal. Se me ocurren ejemplos como alguna noticia no bienvenida, una mala decisión desde arriba o un despliegue fallido en un entorno de producción:
pattern4
 
En el siguiente, el equipo no estaría pasando por un buen momento, sin embargo, hay una persona que su estado no varía. O la persona no es transparente con su equipo o no tiene la suficiente empatía para compartir el problema común por el que están pasando todos.
pattern5
 
Igual de negativo es el siguiente ejemplo, llevado algo al extremo, donde se refleja que un miembro del equipo no está demasiado contento y si la situación no se reconduce, lo más probable es que termine saliendo del mismo:
pattern6
 
Después de toda la recolección de datos, tenemos una importante información que estudiar. El día a día del equipo lleva a que los miembros se interesen por el estado de ánimo de los demás del día anterior o de esa semana en curso. Pero cuando llevamos ya un tiempo usando estos calendarios, podríamos tener una visión histórica y la tendencia  hacia donde se dirige el equipo. De esta forma, seremos capaces de encontrar aquellos cambios significativos a lo largo del tiempo y replantearnos cosas como ¿cuándo dejamos de estar felices en el equipo? O ¿qué pasó ese trimestre para tener a la gente tan enfadada? Y partir de ahí, usar nuestra experiencia para decisiones del presente.
 nikogr
 

Después de unos años usándolo….

Ya llevo unos años usándolo en diferentes equipos y cuando llego a uno nuevo, si no existe, intento que se empiece a usar, y hasta ahora, siempre ha ido bien.
A lo largo de este tiempo, los calendarios han ido evolucionados y aquí os dejo algunos de los puntos más interesantes que han surgido:

  • Para evitar olvidos, en uno de los equipos decidimos usar una hucha como «multa«: 10cts si te vas sin poner tu “carita”.
  • Se podría usar otro tipo de smile para días que alguien se encuentra mal o algún otro para cuando alguien está de vacaciones.
  • A veces tenemos necesidad de expresar de alguna forma cómo ha ido el día y no es suficiente con el smile, sobre todo cuando es muy bueno o muy malo. Se puede añadir una mini-descripción visual o personalizar la carita para ese día en concreto.
  • La ventaja de la opción digital es la lectura de estadísticas en tiempo real, cosa que habría que hacer manualmente si lo tenemos en la pared. La desventaja que yo le veo, es que se pierde un poco la «emoción» de rellenar en pared y dibujar /crear el smile personalizado.

Para terminar, solo me queda agradecer a todas esas personas con las que he tenido la suerte de formar equipo, que sin ell@s y su aportación a los calendarios día tras día, no se me habría ocurrido escribir sobre esto. Gracias, sabéis que esto hace equipo 🙂
Referencias:
http://www.geocities.jp/nikonikocalendar/index_en.html
https://www.agilealliance.org/glossary/nikoniko/
http://www.javiergarzas.com/2015/05/calendarios-niko-niko.html
http://www.javiergarzas.com/2016/05/niko-niko-experiencia-dos-anos-usandolos-233-grados-ti.html
http://agiletrail.com/2011/09/12/how-to-track-the-teams-mood-with-a-niko-niko-calendar/

jgarzas

Ph.D. en informática, Postdoctorado en la Carnegie Mellon (EE.UU) e Ingeniero en Informática.

Primera vez que me tocó hacer una gestión Ágil en una empresa... año 2001. Desde entonces he trabajado en, o para, más de 90. Y he formado a más de 2000 alumnos.

También soy profe de la Universidad Rey Juan Carlos.

2 comentarios en “Una experiencia real (y reflexiones) usando Niko-nikos”

  1. Me ha gustado…y me ha ayudado, sabía de la existencia de esta técnica, pero no que estuviera tan bien aceptada…espero poder usarla en el futuro.
    Te sigo hace unos meses…estoy con el PSM I y estoy ávido de conocimiento Agilista 🙂
    Te animo a seguir escribiendo y subiendo conocimiento.

Dejar un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *