Experiencia: Cómo hacemos las reuniones de refinamiento (Grooming)

— Post escrito por Miguel J. Ruiz Santaella (@mruiz__) (linkedin)

Esta semana he presenciado una de las mejores reuniones Grooming y me ha parecido interesante compartir esta experiencia.
Para los que no estáis familiarizados con el concepto, las Grooming tienen el objetivo de revisar las historias de usuario de un Backlog, por ejemplo, para priorizar las historias o aclarar la definición de alguna de ellas. De hecho en mi equipo la conocemos con el nombre de Refinement Meeting, pero he visto otras formas de llamarla como Scrum Product Backlog Refinement Meeting, Product Backlog Refinement, Scrum Backlog Grooming o simplemente Backlog Grooming. Cuestión de gustos.
Puedes encontrar una definición más de libro aquí. Se suele atribuir a Scrum, pero en mi opinión, este tipo de reunión podría ser útil para quien trabaja con tableros Kanban u cualquier otra «metodología» (ágil a poder ser) que haga uso de Backlogs con tareas priorizadas.

Hacemos 2 reuniones de este tipo en sprints de 3 semanas

Nosotros actualmente tenemos 2 reuniones de este tipo en sprints de 3 semanas, aunque no es obligatorio que sean reuniones programadas, pudiendo aparecer la necesidad de organizar una en cualquier momento durante el transcurso del Sprint.
En este caso, la sesión tenía el objetivo de aclarar una historia de usuario ya definida pero bastante compleja y que generaba muchas dudas en el equipo.
Uno de los puntos más destacable es qué personas asistieron a la reunión. En un primer momento, podríamos pensar que sería suficiente con la presencia del Product Owner (PO) y el Scrum Master (SM), ya que el primero tiene el conocimiento de negocio y el segundo representa al equipo técnico. La verdad que esa situación sería muy mejorable, y en este caso, además del PO y el SM, asistió el equipo Scrum al completo y 2 personas mas en representación de una de las áreas del negocio del cliente (los conocidos como stakeholders).

La importancia de la moderación…

En total éramos unas 10 personas. Mi experiencia en España me ha demostrado que una reunión con ese número de personas no funciona. Ya sea por nuestra cultura, porque nos gusta mucho hablar o porque queremos dar nuestra opinión al momento. Tenemos muchas cosas buenas, pero guardar el turno en una reunión no es nuestro punto fuerte. En la empresa alemana donde estoy trabajando, he recibido una lección de civismo importante respecto a este tema.
La reunión fue moderada en mayor parte por el PO, y aunque  podría ser una de las funciones del SM, en esta ocasión fue acertado que así fuera, pues el cliente conocía y confiaba en nuestro PO y se notaba en la naturalidad con la que trataban. Hay veces que el liderazgo, por ejemplo moderando reuniones, puede ejercer cualquiera dependiendo del contexto. Recuerdo la idea que nos impartió Alistair Cockburn cuando asistimos a su curso sobre el guest leadership (aquí tienes un post sobre ello).
El PO fue dando paso a las distintas fases de la reunión:
– Presentaciones entre los stakeholders y el equipo técnico, pues no todos se conocían y es algo fundamental cuando se trata de debatir algún tema.
– [PO] Presentación de la historia de usuario sobre la que se discutirá, con ayuda de soporte digital (JIRA en nuestro caso)
– [Stakeholders] Descripción en profundidad de la historia desde su punto de vista como usuarios de la aplicación, incluyendo ejemplos de navegación sobre la aplicación real.
– Turnos de preguntas por parte del equipo técnico y respuestas de los stakeholders, con moderación del PO (volveremos a este punto más tarde)
– [Equipo Scrum] Pre-estimación de la historia de usuario (usamos Scrum Poker).
– [PO] Actualización de la descripción de la historia y criterios de aceptación sobre el soporte digital y todavía con la presencia de todas las personas. Todos los implicados, incluidos los stakeholders, tienen acceso al soporte digital. Creedme, algo tan obvio, no siempre es así y existen sitios donde los clientes no son capaces de ver el estado del proyecto de primera mano y esto es un auténtico impedimento en la confianza entre equipos de desarrollo y las áreas de negocio.

La importancia de la presencia del equipo de desarrollo

Recibir la información directamente del cliente (siempre debidamente canalizada y gestionada por medio del PO, para evitar cambios de prioridades, interrupciones, etc., de clientes a equipo), no tiene precio. Cuando un programador tiene una duda sobre la historia que va a desarrollar y está puede ser resuelta por el usuario de la aplicación, y a la vez, el resto del equipo está presente y es consciente de la pregunta-respuesta, estamos ante lo que para mí es una situación ideal y difícil de conseguir. Digamos que la información no está contaminada, no ha pasado por diferentes analistas que le han dado su toque de subjetividad o por distintos managers que la hayan podido retocar según sus objetivos o intereses; y además, todo queda plasmado en un contrato «firmado» y aceptado por todos los presentes, conocido como historia de usuario 🙂
Cuando es posible, es muy recomendable que el equipo pueda conocer al cliente en persona. Cuando se le pone cara y nombre a las personas para las que estás desarrollando un producto o servicio, y no sé si estará demostrado científicamente, el trabajo saldrá mejor. Al final, se trata de interactuar y generar confianza , aunque en los últimos tiempos, la mayor parte se hace a través de herramientas digitales perdiendo el feeling de la presencia física, por lo que hay que aprovechar cualquier ocasión para recuperarla.
En este punto hay que cuidar también los tecnicismos con los que estamos acostumbrados a charlar los programadores y de los que el cliente no tiene porqué conocer y pueden derivar a confusiones.
Por último, los puntos que más me marcaron, algo así como mis AHÁ Moments (te recomiendo este post sobre los AHÁ):
– Time-Box: puntualidad extrema, llegué 2 minutos antes de la hora y me estaban esperando…
– Absoluto respeto durante los turnos para hablar.
– Presencia del equipo técnico al completo durante la reunión.
– Madurez de la implantación de Scrum, donde todos lo tenían totalmente interiorizado. Me dio la impresión de que nunca habían conocido otra forma de trabajar.
 

jgarzas

Ph.D. en informática, Postdoctorado en la Carnegie Mellon (EE.UU) e Ingeniero en Informática.

Primera vez que me tocó hacer una gestión Ágil en una empresa... año 2001. Desde entonces he trabajado en, o para, más de 90. Y he formado a más de 2000 alumnos.

También soy profe de la Universidad Rey Juan Carlos.

9 comentarios en “Experiencia: Cómo hacemos las reuniones de refinamiento (Grooming)”

  1. Hola Javier 🙂
    Muchas gracias por compartir tu experiencia, como siempre 🙂
    Me ha encantado el artículo. Solo quería hacer una puntualización de sintaxis por si confundiera a alguien. Ya sabemos que en este mundillo los conceptos lo son todo.
    En la frase «[…] Scrum Master (SM), ya que el primero tiene el conocimiento de negocio y el segundo representa al equipo técnico» puede dar lugar a entender que el Scrum Master es el representante del equipo técnico. Me gustaría aclarar para los lectores que, como nos dice la guía de scrum, el Scrum Master es el responsable de asegurar que Scrum es entendido y adoptado. Además, es un líder servicial. Pero no representa al equipo técnico, ni puede hablar en nombre de él.
    ¡Gracias de nuevo!
    Un saludo 🙂

    1. Hola Nacho, gracias por tu puntualización. Quizás la expresión no fue la más acertada. Mi intención era reflejar, según la experiencia que he tenido, que en este tipo de reuniones, muy pocas veces he visto que se haya involucrado o invitado al equpo técnico, sino tan solo al SM, de ahí lo de «representar» al equipo. Para mí la guía Scrum es la base de todo, aunque la realidad práctica muchas veces es algo diferente, y creo que el objetivo es adaptar Scrum a la necesidad, de hecho no lo veo como una metodología como tal, prefiero el concepto de framework. Y estoy de acuerdo en tu punto de lider servicial, y por supuesto el de que todas las decisiones sean consesuadas entre el equipo. Una vez más gracias por tu aclaración y un saludo.

  2. Totalmente de acuerdo, con esto post, lo hemos llevado a cabo, de esta manera en un proyecto anterior y sumamente produtivo, ya que tenemos las aclaraciones directamente del usuario final o los que mas conocen del negocio.

  3. Buenas tardes:
    Decir que el artículo me parece muy bueno en cuanto a elocuencia y acercamiento de conceptos a lectores que no formamos parte de la profesión o equipo al que se refiere. En mi caso, me dedico al ámbito de la Psicología, por lo que los puntos que me gustaría resaltar están directamente relacionados con el componente social y Marketing.
    Por un lado, si bien es cierto que lo que entendemos como educación, varía considerablemente entre países, y España si se me permite, no es el mejor ejemplo a seguir. Por tanto, un equipo que viaje, conozca y esté abierto a mejorar en pequeños grandes detalles como el turno de palabra, demuestra una sensatez y un objetivo de evolución continua, crucial en una sociedad tan líquida y de obsolescencia programada, puesto que la educación y los valores mueven el mundo.
    Por otro lado, cuando se refiere el autor a <>, sí está demostrado «científicamente». Es lo que se conoce como Psicología del Marketing, pero me ha parecido muy apropiada la anotación siguiente sobre <>. Tristemente cierto, «conocemos» a las personas, las agrupamos en colectivos y entendemos una sociedad a través de las redes, obviando por completo el trato, la educación a la que nos referíamos antes. Quizá esta deshumanización de lo humano sea la razón.
    Por último, ha despertado mi interés por los AHA MOMENTS. Seguro adaptaré una aplicación a mi trabajo.
    Enhorabuena y a seguir así.
    Un saludo.

  4. Buenas tardes:
    Decir que el artículo me parece muy bueno en cuanto a elocuencia y acercamiento de conceptos a lectores que no formamos parte de la profesión o equipo al que se refiere. En mi caso, me dedico al ámbito de la Psicología, por lo que los puntos que me gustaría resaltar están directamente relacionados con el componente social y Marketing.
    Por un lado, si bien es cierto que lo que entendemos como educación, varía considerablemente entre países, y España si se me permite, no es el mejor ejemplo a seguir. Por tanto, un equipo que viaje, conozca y esté abierto a mejorar en pequeños grandes detalles como el turno de palabra, demuestra una sensatez y un objetivo de evolución continua, crucial en una sociedad tan líquida y de obsolescencia programada, puesto que la educación y los valores mueven el mundo.
    Por otro lado, cuando se refiere el autor a , sí está demostrado “científicamente”. Es lo que se conoce como Psicología del Marketing, pero me ha parecido muy apropiada la anotación siguiente sobre . Tristemente cierto, “conocemos” a las personas, las agrupamos en colectivos y entendemos una sociedad a través de las redes, obviando por completo el trato, la educación a la que nos referíamos antes. Quizá esta deshumanización de lo humano sea la razón.
    Por último, ha despertado mi interés por los AHA MOMENTS. Seguro adaptaré una aplicación a mi trabajo.
    Enhorabuena y a seguir así.
    Un saludo.

  5. Buenas tardes:
    Ha habido un problema con mis comentarios anteriores.
    Decir que el artículo me parece muy bueno en cuanto a elocuencia y acercamiento de conceptos a lectores que no formamos parte de la profesión o equipo al que se refiere. En mi caso, me dedico al ámbito de la Psicología, por lo que los puntos que me gustaría resaltar están directamente relacionados con el componente social y Marketing.
    Por un lado, si bien es cierto que lo que entendemos como educación, varía considerablemente entre países, y España si se me permite, no es el mejor ejemplo a seguir. Por tanto, un equipo que viaje, conozca y esté abierto a mejorar en pequeños grandes detalles como el turno de palabra, demuestra una sensatez y un objetivo de evolución continua, crucial en una sociedad tan líquida y de obsolescencia programada, puesto que la educación y los valores mueven el mundo.
    Por otro lado, cuando se refiere el autor a «ponerle cara a las personas para las que se desarrolla un producto o servicio, mejora el trabajo», sí está demostrado “científicamente”. Es lo que se conoce como Psicología del Marketing, pero me ha parecido muy apropiada la anotación siguiente sobre «la pérdida del feeling de la presencia física». Tristemente cierto, “conocemos” a las personas, las agrupamos en colectivos y entendemos una sociedad a través de las redes, obviando por completo el trato, la educación a la que nos referíamos antes. Quizá esta deshumanización de lo humano sea la razón.
    Por último, ha despertado mi interés por los AHA MOMENTS. Seguro adaptaré una aplicación a mi trabajo.
    Enhorabuena y a seguir así.
    Un saludo.

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