Cómo utilizo la técnica Pomodoro para gestionar el trabajo de cada día

Cuenta la leyenda que cuando el italiano Francesco Cirillo comenzó sus estudios universitarios busco desesperadamente una técnica de concentración que le ayudase a ser más productivo. Y la encontró. Y la inspiración para encontrarla vino de esos típicos “pomodoros”, tomate en italiano, que hay en muchas cocinas y que se usan para medir el tiempo que se cocinan los alimentos.
La técnica pomodoro consistía en poner el reloj del pomodoro a cero y ponerse a trabajar en una tarea ininterrumpidamente, hasta que transcurrían 25 minutos., intervalo de tiempo al que llamamos pomodoro. Terminado el pomodoro corresponden 5 min. de descanso. Terminado el descanso, comienza otro pomodoro, y después otro descanso de 5 min. Así sucesivamente, hasta el cuarto pomodoro, al que le corresponde una pausa de 15 min., transcurridos los cuales comienza otra vez la serie.
Personalmente, llevo utilizando dicha técnica pomodoro desde hace ya bastante tiempo. Y nunca se me había ocurrido hablar de ella en un post, pero visto el interés que ha despertado cuando la he mencionado en cursos de agilidad o twitter me ha parecido interesante resumirla de manera general en este post. Os resumo más específicamente cómo yo la uso.
Para utilizarla, en mi caso, y puede haber, por supuesto, variaciones según cada uno, mantengo una lista de tareas en la que hay principalmente dos grupos: las urgentes (las del día a día, correos, informes, etc.) y las importantes (las que te pueden resolver el futuro). Quizás dedique un futuro post a hablaros sobre la división de tareas, que para mi es crítico y da para hablar un rato.
Cada día preparo una lista de tareas a completar, en la que debiera haber, obligatoriamente, tanto tareas urgentes como importantes (te aviso que lo difícil es meter cada día las importantes y luchar para no dejarse llevar sólo por las urgentes). La priorizo y comienzo los pomodoros. Los descansos de 5 min. los dedico a quitarme algún correo, y así adelanto, salvo que tenga demasiados correos, entonces dedicaría un pomodoro entero a la tarea “quitarse correos”.
Dedicar un pomodoro a una tarea no significa que tengas que terminar la tarea en un único pomodoro. Hay tareas que requieren, obviamente, mucho más de 25 min. Pero, eso sí, y esto es lo verdaderamente importante, dedicar un pomodoro a una tarea significa estar esos  25 min. solo y exclusivamente dedicado a esa tarea. Y a nada más. Nada. Ni correo, ni twitter, ni llamadas. A nada. Durante el pomodoro apagalo todo. Aquí debes ser muy auto-disciplinado.
Obvio decir, que, por desgracia, el número de pomodoros por día varía mucho. Hay días con muchos pomodoros, en los que terminas sintiéndote muy realizado, y hay días de reuniones llamadas, viajes, etc., en los que no hay pomodoros. Pero los días que si puedas utilizar los pomodoros utilizalos, porque vas a notar la diferencia y el incremento de productividad.
Antes de terminar, te dejo 3 características que, para mi, hacen tan importante trabajar por pomodoros:
1 – Te crea un hábito, una métrica de productividad. Antes de conocer la técnica pomodoro, mantenía una lista de tareas a las que asignaba un tiempo variable. Por ejemplo, empezaba la tarea 1 y decidía dedicarle 50 min, luego a la 2 30 min. Pero mantener tiempos fijos me ha ayudado a lograr un mayor habito y ha disponer de una métrica, piensas en términos como… “¿cuántos pomodoros dura esto?”
2 – Realización y consciencia del trabajo realizado. Te hace ir más rápido, ya que eres realmente consciente del tiempo que le dedicas a cada cosa, y empiezas a pensar cosas como… “a esta tarea no debo dedicarle mas de 2 pomodoros”, “ya llevo 3 pomodoros con esto… tengo que terminar ya”, etc.
3 – Te ordena el día y te baja a la realidad, a la realidad de lo productivo que realmente has sido. Sí, puedes estar cansado al final del día, con sensación de haber estado muy liado, pero… ¿cuántos pomodoros has hecho? Muchas veces se nos pasa el día (mes, año, etc.) liados en tareas no productivas y no somos conscientes de ello (este tema lo dejaré para un futuro, cuando comente mi división de tareas entre urgentes e importantes)

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Javier Garzás

Javier Garzás es Doctor (Ph.D) en Informática, con un
postdoctorado en la Universidad Carnegie Mellon,
EE.UU. Es pionero en management, planificación,
estimación, product management, Agilidad y en la
aplicación de la inteligencia artificial generativa a la
gestión de la creación de productos y servicios
tecnológicos. Fue el único español en la primera
conferencia Ágil de la historia.

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