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Controlando las interrupciones, uno de los mayores destructores de productividad

Hace casi 4 años te dejé aquí aquel post de  Interrumpir a quien programa, o al que realiza cualquier actividad intelectual, hace que su productividad caiga (más de lo que imaginas)

En aquella ocasión, y cada vez que hablo con alguien sobre Peopleware, equipos, etc., intento concienciar sobre este, demasiadas veces, olvidado, e importante, tema.

La mayoría de los sitios que veo, a la hora de mejorar, ponen en seguida su foco en comprar herramientas, un Jira, metodologías, etc., pero algo tan “sangrante” como las interrupciones, cuyo control puede mejorar mucho… es obviado.

Como te citaba en el post de 2013, Para valorar y poner números a todo esto, el estudio que suele tomarse como referencia es el de Parnin y Rugaber, los cuales publicaron en 2010 un interesante trabajo, en él describen un análisis que hicieron con 86 programadores, del que grabaron 10.000 sesiones, trabajando con Eclipse y Visual Studio, más una encuesta a otros 414 programadores. Algunas de las conclusiones fueron:

– Lo normal es que a un programador (extensible a todo aquel que esté realizando un trabajo intelectual, concentración) le lleve de 10 a 15 minutos volver al nivel de concentración que tenía después de haber sido interrumpido.

¿Cuántas interrupciones tienes al día? Llamadas, gente que viene a preguntarte, por no entrar en aquéllos que usan el chat y tienen activadas las notificaciones. Imagina que con cuatro interrupciones, cuatro de esos  “perdona que te moleste pero…”… se pierde una hora de trabajo.

Dicho lo anterior, que viene a refrescar lo que ya en su día te conté vía post, o que me habrás escuchado en alguna charla, hoy quería que habláramos de… ¿qué podemos hacer?

Lo primero que deberíamos pensar, es que esto es un tema cultural, y los temas culturales son difíciles de cambiar, más si no hay realmente ganas de ello. La cultura que tenga una organización, las buenas y malas maneras usadas desde hace años son difíciles de cambiar.

A nivel más operativo, algo que nosotros hacemos, y que yo recomiendo, es unificar los momentos para “interrumpir”, fijar horas en las que se puede, antes de comer, a última hora, etc., por supuesto desactivar todo tipo de notificaciones en chat y correos, y, que es lo que hacemos nosotros, que cuando quieras algo de alguien en vez de levantarte e ir directo, decírselo por chat (recuerda, notificaciones desactivadas), así cuando la otra persona esté en un momento libre puede ir a ver esos char, y lo que le ha pedido la gente, pero lo hará cuando él determine que es su mejor momento.

Otra técnica típica, es hacer un panel, visible, ya sabes, gestión visual, que cuente las interrupciones. He visto algunos por ahí, e incluso en el libro de Visualization Examples puedes encontrar uno más al que llaman “Interruptions Buckets”.

Tablero interrupciones

En cualquier caso, es hacer un tablero tipo al del dibujo que te he hecho, fijar un máximo de interrupciones, que si se supera hay que tratar por qué ha pasado y cómo evitar que vuelva ocurrir.

4 Respuestas to “Controlando las interrupciones, uno de los mayores destructores de productividad”

  1. Javier Rodriguez Blanco dice:

    Hola.

    En enlace del estudio está roto, y me gustaría poder compartirlo con mis compañeros. Es posible que lo vuelvas a publicar?

  2. Carlos Vaquedano dice:

    Me parece muy bien lo de desactivar notificaciones y dejar que la persona decida cuando es el mejor momento para parar y contestar.

    Con lo del tablero tengo mis reserva ya que podría obstaculizar la colaboración…

    …ocupo ayuda pero al ver los tableros me condiciona el solicitar ayuda.

  3. Javier, este es un tema muy importante, está bien que lo hayas tocado.

    Las interrupciones son un “asesino silencioso” de la productividad, sin duda.

    La cultura de una organización es siempre difícil de cambiar, pero pienso que además del trabajo de valores, comunicación, etc. el diseño organizativo tiene un gran impacto.

    En este sentido, creo que el framework Scrum tiene muy buenos elementos para minimizar las interrupciones, p.e.:
    – El “foco” es uno de los 5 valores de Scrum.
    – El Sprint te concentra en los ítems que han sido definidos como prioritarios de manera compartida por el equipo.
    – Todo el equipo está presente en los eventos del Sprint, así se concentran las interacciones y se evitan muchas consultas innecesarias fuera de ellas.
    – En las reviews y las retrospectivas se pueden discutir los elementos entregados y los motivos por los que se puede mejorar la productividad.

    Scrum no lo soluciona todo respecto a las interrupciones, la parte cultural y el entrenamiento de hábitos de productividad (uso email y móvil, pomodoro, GTD, etc.) pueden ayudar también.

    Alex Ballarin – http://www.itnove.com

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