Reflexionando sobre cómo serán los eventos online del futuro (si lo del COVID no cambia). El caso práctico, y duro camino, de la PAM20

Cuando, ingenuo de mí, allá por marzo me fui haciendo fotos cada día de entrenamiento en casa, debido a la pandemia, numerando cada foto con los dedos de las manos, creyendo que estaríamos encerrados unos días…. obviamente, no pensé que iba a necesitar unos centenares de dedos más.

No debí estar muy espabilado por aquellos meses, porque no me di cuenta de que hacer aquellas fotos era una estupidez… hasta que intenté hacer el número 30 con los dedos de dos manos. Quién iba a decir que, por desgracia, llegaría al entrenamiento número 200 en casa.

 
 
 
 
 
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9 días… cuantos quedarán? Lo superaremos! 💪🏽💪🏽💪🏽

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En estos más de 200 días desde aquello, hemos ido viendo cómo cambiaban nuestros hábitos, formas de trabajar, de relacionarnos, forma de vida, etc. Podríamos dedicar un post a cada uno de los anteriores, pero hoy le va a tocar a…

Las conferencias han cambiado están cambiando

Quién iba a decir que conferencias tan importantes como el Agiles 2020 USA (ver resumen de la última, del 2019, en texto y en vídeo) se iba a cancelar (evento al que suelo ir todos los años, que reúne entorno a 3000 personas y para el que ya tenía planificado mi viaje a Orlando).

Y quién iba decir que íbamos a tener esta sobre saturación de eventos de todo tipo vía Zoom (o similares), propiciado, y esto es bueno, porque el coste de entrada de organizar un evento vía Zoom normalito vs hacerlo presencial… no tiene absoluta comparación en esfuerzo, preparación y riesgo económico, pero ninguna, lo que ha disparado hasta extremos impensables la creación de grandes y medianos eventos.

¿Nos vamos a quedar para siempre en el nuevo formato de eventos Zoom masivos y fríos que nos ha traído el COVID? ¿O inventaremos algo más potente y cuidado?

Ahora todos podemos tener nuestro evento-conferencia Zoom (o similares) y por eso, afortunadamente, tenemos un montón. Herramientas económicas, formatos en los que hay que pensar poco en la organización, mínima inversión en tiempo y logística, no hay que organizar viajes, aviones, etc.

Pero… ¿nos vamos a quedar ahí? ¿es nuestro tope ese, como diría Domingo, «triste formato»? ¿ese formato impersonal? ¿esa sensación de que hay asistentes vacíos que mientras escuchan están escribiendo correos?

Yo creo que no, que podemos hacer mucho más, que estamos, al más estilo Ágil, aprendiendo, pero que, ojo, el esfuerzo, preparación y riesgo económico de hacer un evento online CURRADO y CUIDADO hasta el detalle… está a la altura, en inversión de tiempo, riesgo y coste, al de hacerlo en presencial (pero con presupuestos mucho menores). 

¿Dónde están los retos y complejidad de un evento online cuidado?

Te puedo contar nuestra experiencia, en el incierto camino de cómo organizar algo diferente para este año en un evento de nivel como la PAM20 online y nuestro firme propósito de no terminar tristes al finalizar el evento.

Desde que nos inventamos ir a un formato muy cuidado, cercano, muy de reality/documental (vamos a crear la primera serie documental sobre Agilidad en español, te lo conté con más detalle aquí), adecuado a diferentes horarios, etc., el interés en la PAM20 no ha dejado de crecer (contamos con el apoyo de ya amigos como Scrum Manager, R2 Docuo, Vodafone, 233 Grados de TI, Kairos DS y Proceso Social, y de muchos creyentes a título particular en el proyecto).

El apoyo ha crecido y la presión para hacer el evento lo mejor posible también.

Y esto nos ha supuesto un esfuerzo sin precedentes para elaborar los vídeos que serán el eje central de la PAM20, por resumirte unos cuantos de esos retos…

  • Coordinar las grabaciones en remoto de más de 20 personas, en diferentes países, ha sido la leche. Grabando en remoto, pero guardando niveles de calidad, sonido, estilos, encuadres.
  • Los costes de montaje de vídeos son lo más destacado, pero, es más, es que no vale sólo con darle a alguien vídeos y que los monte… es los que estamos en la organización tenemos que dirigir el montaje, para que se note en cada vídeo ese «estilo» que caracteriza a la PAM presencial. Era demasiado bonito pensar en que una empresa especializada, pero desconocedora de la Comunidad ágil de la PAM, pudiera por si sola montar los capítulos.
  • Por no alargarme, añade subtitular a pelo muchos vídeo (ya lo entenderás en la PAM, pero es que hay hasta un Trap Ágil)

Pero el verdadero reto ahora está en… el networking

Pero, es mi opinión, aún nos queda mucho, pero mucho, que aprender en organizar eventos cuidados en online.

Foto de Kari Fernández, de Argentina. Solución que hemos dado al networking del evento (teniendo en cuenta que hay inscritos de muchos países y los gastos y tiempos de envío son un reto más). Una opción, organizamos una compra colectiva a bajo coste para la gente en España (aun estás a tiempo, escríbele a sandra.luci@233gradosdeti.com). La otra, para países a lo que nos es muy costoso enviar la camiseta de la PAM20, enviar las fuentes y que hagan las impresiones ellos en local

Salvo que, poco probablemente, volviéramos a la normalidad… no puedo creer que los nuevos eventos que tendremos sean como la mayoría de eventos que ahora tenemos en online, charlas impersonales enlatadas en Zoom.

Y desde luego, lo que más nos preocupa, al menos a nosotros con la PAM20 son dos cosas: tener un formato visual que llegue (lo que te contaba antes, aunque esto lo tenemos ya más controlado) y hacer lo imposible por recuperar el networking perdido, romper el hielo, generar conversaciones, interacción, etc.

Ahí estamos todos muy novatos, cuando digo todos digo «los de la PAM» y todos los que quieren hacer algo diferente en online (lo digo después de haber hablado con bastante gente organizando eventos fuera y de haber sufrido muchas demos de herramientas que pretenden resolver el networking online).

Qué se nos ha ocurrido para el networking durante la PAM20

Por alguna razón, simplemente montar un canal de Telegram, como el que este año hemos montado para la PAM (si estás inscrito deberías estar ahí y debería haberte llegado el enlace para entrar en el canal), e invitar a la gente no es suficiente para romper el hielo.

Hemos mirado, literalmente decenas de plataformas, hemos descubierto palabras que ni imaginábamos que existían (como matchmaking), he «perdido» muchas horas asistiendo a demos online… y hemos descartado usar una herramienta. Porque para lo que necesitamos tenemos que cargar con mucho que no queremos y por lo impersonal de automatizar el networking.

También pensamos en iniciar desde ya, para empezar mucho antes del evento, una especie de ronda de presentaciones, en la que la gente se fuera presentando, compartiendo su Linkedin en el canal de Telegram, pero con tanta gente podría ser un truño que convirtiera el canal de Telegram en un «grupo de padres y madres de colegio» (no hubiera soportado ver a alguien presentarse y 100 personas contestando «gracias Manolo») o que te obligara a conocer a gente con la que no compartes intereses.

A fecha de hoy, nuestra idea es segmentar a los asistentes por intereses (del tipo a, por ejemplo, a quién le interesa la Agilidad en RRHH, los Equipos Ágiles, Agilidad en Educación, buscar empleo, etc.), crear esos grupos de interés en Slack, que cada uno se inscriba al que le interesa y ya, en un grupo más reducido, de gente con intereses similares, organizar actividades de networking durante en evento.

Terminando

No te puedo dar una conclusión final de la formula mágica para los eventos CUIDADOS en online. Por ahora si que te puedo dar lo que no nos ha funcionado o no nos gusta o no queremos y lo que estamos probando. Supongo, y espero, que en un años (si el COVID) no cambia, seamos todos, como comunidad, mucho más expertos y tengamos eventos online más maduros.

Que gran caso real de aplicación de la Agilidad, este de inspección-adaptación de la refactorización de eventos presenciales a online.

Ah, y si nos quieres ayudar en esto, inscríbete a la PAM de este año.

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