Me preocupa que en esta era online del Covid hayamos perdido los canales informales de comunicación

«Volver a la normalidad» no existe, habrá «otra normalidad» (como hablamos en ¿Y si a partir de ahora lo raro es trabajar en modo presencial?).

Los cambios a los que nos estamos enfrentando son apasionantes pero… aun estamos en proceso de aprender cómo es la mejor, o mejor posible, manera de trabajar, de hacerlo de la manera más eficiente en equipo, de comunicarnos y organizarmos en este abrupto salto al trabajo online al que todos hemos llegado de repente.

Todo esto daría para una serie de post, pero hoy quería plantear algo a lo que llevo meses dandole vueltas… ¿dónde ha quedado la organización «informal» y las reuniones «informales» en el escenario 100% online?

Así, a ojo, en la era «pre Covid», cuando alguna organización, equipo, etc., me pedía ayuda, y yo pasaba algún día con ellos, allí, «in situ», a ojo, 80% era tiempo dedicado a reuniones o asistir a eventos, o ceremonias, planificadas… 20% eran «asistir» a eventos, «reuniones», informales.

Alguien te contaba algo en el pasillo, aprendías mucho en una comida, ni te imaginas lo que podías aprender en un café, en un baño, cuando alguien decía «yo te llevo en coche al lugar de comer», etc.

Y no soy sólo yo… ¿recordáis las «reuniones» de pasillo, las que ocurrían frente a la máquina de café, las del baño, las de la hora de comer, las del paseo hacia el lugar de comer, etc.?

Pues todas esas, mayoritariamente… han muerto.

Y si ocurren, ocurren muy poco (alguna quedada, y eso ahora que está la cosa más relajada con el Covid, que ya veremos en unas semanas) y, otras, están ocurriendo pero de manera artificial (por lo que yo no diría que son informales, como quedar a hacer un «escape» online un sábado).

¿Y qué importancia tiene esto? ¿Por qué me preocupa la desaparición de los eventos informales? (aunque seguro que algun@ por ahí pueda pensar… «mejor, así curran más», todo es importante en su justa medida).

Pues más que contártelo yo, voy a rescatar un viejo post (y de este párrafo para abajo copy pego del mismo, del año 2016), de un texto de nuestro mítico Weinberg (el del «The Psychology of Computer Programming”, entre otros muchos) y que nos lo cuente él…

Weinberg contaba la importancia de los eventos informales con una anécdota curiosa.

La historia comienza en el centro de computación de una Universidad, en el que la mayoría de los programadores eran estudiantes universitarios. Aquellos universitarios no disponían de despachos de trabajo y lo que había era una gran sala común para que trabajasen.

En una sala adjunta a aquella gran sala, la Universidad ubicó un servicio de consultoría, servicio que daban dos graduados y que servía para ayudar a los estudiantes, cuando se les presentaba un problema difícil que no sabían resolver.

Al final de la sala grande donde trabajaban los estudiantes había unas cuantas máquinas “vending”, de esas de café, de comida, etc., esas cosas insanas, ya sabes.

Aunque la sala era grande, el ruido que hacían los que se congregaban frente a las máquinas empezó a ser molesto para algunos. Así que, no falla, unos cuantos se juntaron y fueron a ver al jefe para contarle que el ruido de la gente que se juntaba para hablar frente a las máquinas les molestaba mucho.

El jefe, que no solía visitar la sala de programadores, pasó por allí a ver cómo estaba la cosa. No necesitó ni 15 segundos de análisis para decretar que se quitaran todas las máquinas de vending.

Una semana después de que las maquinas fueran retiradas, y de que ello provocara el silencio, al evitar aquellas reuniones esporádicas frente a las máquinas de café, el jefe recibió otra queja.

En este caso la queja venía de la falta de servicio de consultoría, aquel que proporcionaban los dos graduados.

De nuevo, el jefe fue a ver por si mismo que estaba pasando esta vez con el servicio e consultoría. Y cuando llegó se encontró… dos largas filas de gente que salían desde la sala de consultoría y que llegaban hasta la sala común.

El jefe preguntó a los graduados que estaba pasando, por qué ofrecían ahora un servicio tan lento.  A lo que los graduados le contestaron que iban lo más rápido posible, que el problema era que de repente se había disparado el número de gente que necesitaba ayuda.

Así que el jefe se puso a investigar qué estaba pasando, por qué ahora la gente necesitaba más ayuda que antes. Pero por más que miraba todo parecía igual, nada parecía haber cambiado.

Finalmente, pidió a un graduado en psicología que hablara con la gente que había en la fila frente a la sala de consultoría. Y, después de un tiempo, el graduado en psicología descubrió la causa del problema… eran las ausentes máquinas de café y comida.

Cuando la gente se agrupaba frente a las máquinas… hablaban de sus problemas, de sus programas, de problemas que muchos compartían y allí se ayudaban unos a otros. Al quitar las máquinas, el jefe había roto uno de los canales de comunicación informal más importantes.

No obstante, cómo no, el jefe no podía creer aquello y se negó a traer de vuelta las máquinas. En vez de eso, lo que hizo fue incrementar el número de consultores.

Pero, aun habiendo más consultores, todos los que por allí pasaban acababan quemados de trabajar y acababan dejando el servicio de consultoría, lo que acabó sumiendo en un caos total al centro de computo de la Universidad.

2 comentarios en “Me preocupa que en esta era online del Covid hayamos perdido los canales informales de comunicación”

  1. Desde el primer minuto de mi teletrabajo forzoso, me reafirmé en lo que ya sabía por haber tenido que trabajar alguna vez con compañeros en remoto: el gran valor de la comunicación informal y directa.
    La disminución de la comunicación informal incide negativamente en uno de los pilares de cómo competir en la era actual: la transparencia (transparencia, inspección, adaptación). Esa transparencia que nos facilita tomar decisiones acertadas, alinear los esfuerzos de quienes tienen que colaborar, adelgazar la cadena de valor, reducir los tiempos de ciclo, obtener feedback del resultado de nuestros esfuerzos, detectar riesgos u oportunidades… Lo dicho, competir hoy.
    ¿Qué ofrecía la comunicación informal que no hayamos sabido suplir en la nueva anormalidad?
    1. Es incremental. De un encuentro casual (o muchas veces de una buscada casualidad) y partiendo de un inocente “¿Mucho trabajo?” puedes llegar descubrir información valiosísima para tu trabajo si te interesa.
    2. No es intrusiva. No interrumpe el sistema productivo, sino que hace más provechosos los momentos de descanso para comer, cambio de tarea, interrupciones para ir a la impresora, al baño o el trayecto del coche a la oficina.
    3. El lenguaje corporal o el tono, aporta más información que las propias palabras. Dependiendo del medio utilizado para suplir esta comunicación, los efectos de esta carencia serán más evidentes.
    4. Es continua. El mero hecho de levantar la mirada de la pantalla y ver tu entorno, o de escuchar a los compañeros mientras tecleas, aporta horas y horas de información gratis.
    5. Genera confianza y empatía. Teniendo en cuenta que la mayor parte de nuestras decisiones no se toman con la parte racional del cerebro, una sonrisa, una mirada, el ceño fruncido de un compañero, o un resoplido de desesperación, sin hablar, generan importantes influencias que autorregulan a las organizaciones.
    6. Reduce el coste de la comunicación. La comunicación directa e informal perdida, en el mejor de los casos se suple en parte con comunicación indirecta. Más chats, más correos, más documentos, más llamadas, más convocatorias de reunión, más vídeo conferencias… más ruido, más interrupción, que finalmente provoca pérdida de información y de tiempo.
    7. Pérdida de contrapunto. Tener información disidente, proveniente de personas externas a tu equipo, con la que contrastar las ideas es enriquecedor, y nos permite salir de la burbuja endogámica de tu equipo o proyecto. Esa comunicación se ha perdido totalmente.
    Se me ocurren algunas más, pero ya me he extendido demasiado. Voy acabando.
    En mi opinión, aquellas organizaciones que cultiven el trabajo presencial serán más competitivas (rápidas e innovadoras) que aquellas que quieran convertir la nueva anormalidad en normalidad.
    Del mismo modo, aquellos profesionales que decidan vivir su vida laboral confinados, terminarán siendo menos valiosos para las organizaciones, porque tendrán menos información o tardarán más en tenerla.
    Para finalizar, matizo. Primero, que esto es lo que yo observo en mi entorno, desarrollo de software. Y segundo, que entre el #ffffff y el #000000 hay muchos matices intermedios que explorar en la fórmula del teletrabajo.

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