Agilidad en tiempos de teletrabajo (2): Recomendaciones generales para Plannings, Daily, Review y Retrospectivas

Continuando la serie de «Agilidad en tiempos de teletrabajo», vamos hoy con consejos y recomendaciones generales para hacer los Plannings, Daily, Review o Retrospectivas en online.

Les he llamado «generales» porque en este post no voy a entrar en cosas específicas de cada ceremonia en online, y los consejos que vienen más abajo aplican a todas. Esto deja la puerta abierta a que en futuros post trate cuestiones específicas de cada tipo de ceremonia en online.

Supongo que somos conscientes, pero conviene recordar que el principal problema de hacer ceremonias online reside en que los eventos online ponen más difícil la comunicación y el sentimiento de equipo, algo especialmente sensible en Agilidad. Por ello, ojo todos, ojo Scrum Masters, comunicación y sentimiento de equipo hay que trabajarlos y cuidarlos mucho más.

Y en ceremonias online, Plannings, Daily, Review o Retrospectivas, vamos a tener que trabajar con herramientas para comunicarnos y entonces debemos tener si cabe aún más presente aquello de… «individuos e interacciones sobre procesos y herramientas» y que «el método más eficiente y efectivo de comunicar información al equipo de desarrollo y entre sus miembros es la conversación cara a cara».

Existen muchos tipos de distancia, cada distancia requiere un tratamiento específico

Como se comenta en la Tesis de Mariano, la del post de ayer, al hablar de equipos Ágiles distribuidos, habría que especificar qué tipo de distancia tenemos, ya que hay diferentes tipos y cada una conlleva un tipo de «gestión», y cuidado, específica. Y tendríamos…

  • Distancia temporal, cuando no coincidimos en el tiempo.
  • Distancia geográfica. 
  • Distancia cultural.
  • Distancia idiomatica.
  • Distancia organizacional.

Están las anteriores y… combinaciones entre las mismas. Podemos tener equipos «distribuidos con superposición de horas de trabajo» y equipos «sin superposición», y añadir «distancia idiomática» y la cosa cambia mucho de uno a otro. Cuantos más de los anteriores se nos den en las ceremonias en remoto más, mucho más, cuidado, preparación y mimo hay que tener en las reuniones online (o comunicaciones online, ya que la distancia temporal puede hacer imposible el online síncrono). 

Si bien, en el principal caso que nos ocurre estos días, lo que especialmente ha cambiado con lo del coronavirus, es que nos hemos tenido que mover a una «distancia geográfica». 

Buenas prácticas y recomendaciones para Plannings, Daily, Review y Retrospectivas de Scrum en remoto

Hay bastantes referencias sobre aspectos a tener en cuenta a la hora de celebrar ceremonias en remoto. En nuestro caso concreto, con la importancia que hay que darle al sentimiento en equipo, comunicación cara a cara, etc., una recomendación general es que las ceremonias Ágiles online deberían ser con vídeo, no sólo audio. 

Y entrando en coas más concretas, por ejemplo en el libro Practices for Scaling Lean and Agile Development: Large, Multisite, and Offshore Product Development with Large-Scale Scrum, se enumeran varias prácticas básicas, y generales, para mejorar la comunicación online y las reuniones y ceremonias que uséis bajo una gestión Ágil:

  • Preparar el entorno y los medios de comunicación con antelación. Esto, típicamente, suele ser algo que hace el Scrum Master.
  • Di tu nombre cada vez que hablas.
  • Habla alto e interrumpe si, por lo que sea, no puedes escuchar a quien esté hablando, por alguna caída o ruido, etc.
  • Hablar en pequeños bloques y en periodos cortos. Evita las parrafadas. 
  • Cuando hables, pregunta frecuentemente si te escucharon y entendieron.
  • Practica la escucha activa y parafrasea al hablar.
  • Ajusta la cámara, para ser claramente visible.
  • Si no entiendes, pide que te lo repitan.
  • En casos de distancia cultural e idiomática, si hay problemas con el acento, pide aclaración.

Otro tipo llamado Carmel, en su libro de Global Software Teams, también analiza algunas prácticas que mejoran el trabajo en remoto:

  • Tener las tecnologías apropiadas para la colaboración
  • Marco de trabajo común, conceptos y vocabulario compartidos, que en nuestro caso, bajo una cultura, y framework ágil, debería estar ya trabajado
  • Trabajar la confianza y la comunicación, como siempre, atentos Scrum Master, pero ahora más aún.
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