«Lo que hacemos es mirar la línea del tiempo, desde el momento en que el cliente nos hace un pedido hasta que cobramos. Y acortamos el tiempo eliminando los desperdicios que no añaden valor»
— Taiichi Ohno
Hay una frase muy Ágil que se suele escuchar, y es aquella de que las decisiones, innecesarias, son desperdicio. Y un clásico donde buscar decisiones desperdicio son los muy clásicos Workflows.
Los Workflows, también conocidos como Diagramas de Flujo o Flowcharts (aunque si nos ponemos muy técnicos no son lo mismo, realmente un Flowchart es la representación de un Workflow), sin perdernos en definiciones, definen estados y cómo se va de uno a otro de esos estados. Hay varias notaciones para pintar diagramas de flujo, incluso, cuando éramos pequeños, vendían reglas para dibujarlos (en Amazon aun las venden, por si quieres una).
Los Workflow se aplican a innumerables situaciones y casuísticas, de entre todas ellas, en este post, nos referimos a esos Workflows que pretenden definir cómo trabaja la gente, un equipo, o diferentes equipos. Cómo pasa la información de unos a otros, cómo y cuántas decisiones se toman para llevar información de un lugar a otro.
En la era Ágil, una fuente típica de generación de Workflows peligrosos son los tableros, con poca pinta de ágiles, más aun si están automatizados en una herramienta. Un Workflow puede definir cómo se mueven los Items por el tablero y las condiciones para mover Items por las columnas, quién decide cuándo se mueven, qué pasa si no se aprueba ese movimiento, ese cambio de estado, etc.
Un ejemplo de Workflow, fuente: http://dwarffortresswiki.org/index.php/From_Caravan_to_Happy_Dwarves
Los Workflows te pueden dar pistas de muchas cosas que no suenen bien. Por ejemplo, muchas áreas de decisión, ya no te digo si son dentro de un mismo equipo, son casi siempre síntoma de que hay silos, de que el equipo no es multifuncional.
También suelen ser un síntoma de poca auto-organización, de que alguien externo, una metodología corporativa, o algo así, ya ha pensado por el resto el detalle de como se debe trabajar, eliminando la reflexión continua, el sentimiento de participar en la creación de mejores maneras de hacer las cosas,
Las decisiones suelen llevar esperas, tiempos muertos, cuellos de botella y si son evitables… son desperdicio.
En un equipo multi-funcional y auto-organizado, con un tablero de gestión visual simple, de 3 «estados», TODO – DOING – DONE, cuyos Items que se mueve sólo de izquierda a derecha, sin vuelta atrás, con flujo continuo, queda poca cabida para un Workflow.
Primera vez que me tocó hacer una gestión Ágil en una empresa... año 2001. Desde entonces he trabajado en, o para, más de 90. Y he formado a más de 2000 alumnos.
También soy profe de la Universidad Rey Juan Carlos.