– Post escrito por María Morales (@MaMoralesMC) y Noemí Navarro (@nnsanchez92).
Ya hemos hablado en otras ocasiones de Portfolio en el blog como en Escalar Agilidad: Niveles de planificación, Escalar Agilidad: Portfolio Management donde explicamos la tendencia de la gestión ágil del Portfolio y sus definiciones, o incluso cómo gestionar el Portfolio en herramientas de gestión como JIRA Visión estratégica en herramientas de gestión ágil: Roadmap con JIRA Portfolio.
Sin embargo en este post queremos centrarnos en las buenas prácticas a la hora de utilizar Portfolio para gestionar proyectos (más adelante os contaremos cómo montar un Portfolio y llevarlo al ámbito más práctico).
Refrescando las definiciones del Portfolio de Proyectos, Johanna Rothman en Manage Your Project Portfolio Increase Your Capacity and Finish More Projects lo define como la organización de proyectos según el valor y la fecha, además es una herramienta visual al igual que los tableros (recuerda el post Principio “puerta del frigorífico” o que lo que no se pega en la pared… cae en el olvido).
Es importante tener claro desde el principio que el Portfolio es un medio y no un fin, pero sí que es verdad que, normalmente, hasta que no empezamos a usarlo no le veremos la utilidad, y muchas veces hablándote desde la experiencia aunque hagamos simulaciones con ejemplos de proyectos no es lo mismo.
El Portfolio dependerá del contexto en el que se utilice, no es lo mismo tener un Portfolio en una organización donde se utiliza agilidad plena, que en un contexto donde no se utiliza la agilidad. El Portfolio se organiza por prioridad, además proporciona una visión en tiempo de cada proyecto, lo que facilita la gestión del valor y del riesgo de cada proyecto.
A lo largo del libro explica que hay veces que tenemos que tener una visión general pero otras veces necesitamos, como decimos nosotras, hacer zoom en el Portfolio y poder ver en que está trabajando cada persona. En la visión general se suele mostrar los proyectos mostrando cuando se tiene previsto empezar y acabar a lo largo del tiempo, como os mostramos en la siguiente imagen.
Como decíamos podemos usar un Portfolio en un contexto ágil y para ello podemos hacer uso y reflejar las iteraciones y el time- boxing, por lo tanto se amplía la transparencia en el equipo. A más bajo nivel se puede indicar también qué persona está en cada proyecto. Como vemo se pueden diferenciar dos perspectivas:
- A alto nivel para la organización
- A bajo nivel para el equipo
Aún así la gestión del Portfolio tiene diferentes causas y efectos, hay que tener en cuenta que algunas veces debemos tomar decisiones difíciles. Os mostramos una imagen donde mostramos una visión dinámica de de que un Portfolio documenta una organización:
¿Beneficios de hacer uso de un Portfolio?
A nivel organizacional ayuda a tener una visión para predecir si se va a llegar a los objetivos establecidos mediante los proyectos, de esta forma predecir el valor que vamos a poder generar.
Además, la gestión del Portfolio aumenta el rendimiento a nivel organizacional.
En la siguiente imagen podemos distinguir 3 niveles diferentes de gestión en la organización, simplemente tienes que ver en cuál te encuentras tú o tu organización, y según seguir las decisiones de cómo hacer tu Portfolio correspondiente.
Quizás te encuentres con la palabra programa, se trata de un conjunto de proyectos que juntos aportan valor, aunque cada proyecto tenga valor por sí mismo, el valor real es el del conjunto de los mismos, es decir el objetivo es común. La gestión del Portfolio se puede ver de varias maneras, pero una de las más comunes es organizar proyectos interdependientes con los programas.
Terminando…
En este post, hemos querido resumir de alguna manera la forma que propone Johanna Rothman de ver un Portfolio, cuáles son sus beneficios, etc. No obstante, no es la única manera, hay libros como Scrum y XP desde las trincheras de Henrik Kniberg, que también proponen una forma de afrontar un proyecto de gran volumen o varios proyectos a la vez.
En otro post, lo dejamos para un poco más adelante, os contaremos cómo llevar a cabo y empezar a crear nuestro Portfolio. Intentaremos hacerlo o mostrar diferentes puntos de vista para que vosotros podáis elegir y adaptar el que más se asemeje a lo que necesitáis y que podamos ayudar a la mayoría.
Pero hasta entonces, esperamos que os haya sido interesante y cualquier pregunta la podéis hacer por comentario.
Primera vez que me tocó hacer una gestión Ágil en una empresa... año 2001. Desde entonces he trabajado en, o para, más de 90. Y he formado a más de 2000 alumnos.
También soy profe de la Universidad Rey Juan Carlos.
Hola Javier, tenés información de como se puede armar o representar lo que contas en el ejemplo: «Ejemplo de Portfolio a alto nivel para la gestión de proyecto» sobre jira/portfolio o alguna otra herramienta??