Cómo nos organizamos ágilmente en 233: las reuniones (II)

En los últimos posts que he publicado recientemente te contaba cómo nos organizamos en 233 Grados de TI siendo un equipo distribuido, que se gestiona de manera ágil y auto-organizado. En el último, el del viernes pasado, hablaba sobre nuestras reuniones de planificación del Sprint y las reuniones diarias, te dejo el enlace “Cómo nos organizamos ágilmente en 233: las reuniones (I)“.
Hoy quiero seguir compartiendo contigo cómo son nuestras reuniones.

233 Backlog Refinement Meeting

En esta reunión también llamada “Grooming” preparamos el siguiente Sprint. En 233 lo que hacemos  (todo el equipo) es los fines de semana, asíncronamente, ya sabes para nosotros el whasapp es heeramienta clave, nos recordamos qué tenemos prioritario para la siguiente semana, así el lunes, lo tenemos más fácil.

Desde hace un tiempo nombramos el rol del Scrum master rotativo, es decir, cada semana alguien diferente es el Scrum Master, y es quien anima y recuerda que se hagan las planificaciones y seguimientos.

233 Sprint Review Meeting

Esta reunión también tiene lugar los lunes, como la reunión posterior a esta, la de planificación del Sprint. La hacemos frente al tablero (físico si es posible o compartiendo por skype la pantalla con JIRA abierto), viendo las historias de usuario, tareas que se han completado y las que no.
Revisamos si hay una tarea que se ha hecho pero que no se ha movido a lo largo del Sprint por el tablero (es raro porque cada uno de nosotros va actualizando sus correspondientes tareas, o sino actualizamos el tablero Scrum en los Dailys). Cuando cerramos el Sprint viene la parte que más nos gusta, ver nuestra velocidad.
Utilizamos una de las gráficas de JIRA, donde la barra color gris representa los puntos historia que nos comprometimos a hacer al inicio del Sprint y la barra de color verde muestra los puntos historia completados en el Sprint.

Gráfica de velocidad
Gráfica de velocidad de 233 Grados de TI

233 Retrospective

Nuestras retrospectiva tienen un poco de historia 😉 Al principio decidimos hacer pequeñas retrospectivas al terminar los Sprints, pero también hacíamos retrospectivas mensuales. Nos juntabamos los primeros sábados de cada mes en un punto medio que nos viniera bien a todos, pero estos días fueron perdiendo esencia a lo largo del tiempo.
Entonces decidimos hacer las retrospectivas los lunes, cuando finalizamos el Sprint. Es cierto que después de algún hito importante hacemos una retrospectiva del mismo, por ejemplo hicimos la retrospectiva de la Jornada Peopleware And Agile Management #PAM2015 (aprovecho para animarte que vengas o partícipes en la segunda edición de esta Jornada, puedes leer más aquí).
De esta manera aprendemos de cómo han ido las cosas y vemos de qué forma podemos mejorar.
Te dejo una imagen del resultado de una de las retrospectivas de 233 Grados de TI. Nosotros utilizamos la técnica “estrella de mar” para realizar esta reunión y recoger los resultados. Como puedes ver en esta foto de 2014, dividimos la cartulina en 5 secciones, para clasificar todos los temas de la reunión: mantener , más de, menos de, comenzar y dejar de hacer.

Resultado de una de las retrospectiva de 233
Resultado de una de las retrospectiva de 233 (2014)

233 Retrospicture

Al final del año, lo que hacemos es recopilar todas las fotos de 233 Grados de TI y son bastantes las fotos que juntamos en esta reunión, recordando reuniones, días concretos, viajes, publicaciones…puedes leer más de estas reuniones en el post 233 retrospicture.

233 calorías

Puedes preguntarnos a cualquiera de nosotros, todos coincidiremos, estas reuniones son las mejores. Esta es la única reunión que no podemos hacer de forma remota.
Los viernes que podemos son juntamos, y cada uno lleva de casa la comida que quiere, o que puede, entonces hacemos comida de media mañana y #MobProgramming, donde nuestro objetivo es completar una historia de usuario que influye a todo el equipo o alguna historia de usuario que sea de alto riesgo para el equipo.

233 Niko – Niko

No quiero terminar sin contarte otra reunión que tenemos todos los días. El Scrum Master, se encarga al final del día de recordar a los demás que tienen que acceder al calendario Niko – Niko y poner su estado de ánimo (te dejo el post en el que te contábamos la experiencia de un año utilizando los calendarios Niko – Niko).
Y normalmente cuando ya está completo el Niko – Niko del día lo comentamos vía WhatsApp, por si hay signos de la que felicidad del equipo, no es alta, ver de qué manera podemos mejorarla, o si hay problemas de qué forma colaborar para solucionarlos.
Te dejo una imagen de una parte de nuestro calendario Niko – Niko, aunque nosotros preferimos el papel, tener los calendarios en un sitio visible para todos en la oficina nos es imposible mantenerlo. Entonces hacemos uso de herramientas online como un simple Excel compartido aunque cuesta más verlo, pero el Scrum Master como te decía nos recuerda que debemos poner nuestro estado de ánimo.

niko
Niko- Niko de 233 Grados de TI

Concluyendo…

Esta es la manera en la que trabajamos en 233 Grados de TI en cuanto a las reuniones. Si en tu organización hacéis reuniones que se salgan fuera de lo común, te animo a compartir tu experiencia con nosotros.
Terminando, como reflexión personal, las reuniones cara a cara son las mejores, y si haces reuniones ya no por obligación sino por gusto, como las que te he contado de 233 calorías, harán que tu equipo se sienta mucho más unido.
 

jgarzas

Ph.D. en informática, Postdoctorado en la Carnegie Mellon (EE.UU) e Ingeniero en Informática.

Primera vez que me tocó hacer una gestión Ágil en una empresa... año 2001. Desde entonces he trabajado en, o para, más de 90. Y he formado a más de 2000 alumnos.

También soy profe de la Universidad Rey Juan Carlos.

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