Cómo nos organizamos ágilmente en 233: las reuniones (I)

Siguiendo con la idea de ayudar a la comunidad compartiendo nuestra experiencia (como en el post que te contábamos cómo son nuestros Sprints) hoy quiero contarte cómo son nuestras reuniones.
Como ya sabrás, si nos conoces o nos lees con frecuencia, las personas que formamos 233 Grados de TI puede que una semana estemos todos en la oficina y luego pasemos un mes sin estar todos juntos (aunque procuramos que eso no ocurra).
También hay personas del equipo con las que tenemos diferentes zonas horarias, por lo tanto, sí, somos un equipo distribuido. Esta situación influye en la manera que tenemos de realizar las reuniones (te dejo el post Scrum para Dummies en el que se explican de manera muy breve cada una de las reuniones de Scrum). Veamos de qué manera nos organizamos.

233 Sprint Planning Meeting

Como sabes, esta reunión tiene lugar antes de comenzar el Sprint. Nuestros Sprints son de una semana (ya hablábamos de los Sprints de 233 aquí) por lo que los lunes nos toca Sprint Planning. En esta reunión preferimos estar todos juntos y hacerla delante del tablero.
Pero realmente casi nunca es posible estar físicamente todos juntos, y es una pena, pero para que se parezca lo máximo a esa situación lo que hacemos es utilizar herramientas como Skype o  Hangouts que nos permiten hacer videoconferencia y además compartir la pantalla de uno de nosotros que gestiona el tablero Scrum de nuestro JIRA.
El Product Owner nos presenta las historias de usuario ordenadas por prioridad, y el equipo estimamos utilizando la técnica Planning Poker cada una de las historias de usuario que no se hayan estimado en la reunión de planificación del siguiente Sprint (también llamada Backlog Grooming). Nosotros a la hora de estimar utilizamos la unidad Puntos Historia como esfuerzo medido en jornadas ideales.
Una vez que tenemos las historias de usuario priorizadas y estimadas, y el siguiente Sprint planificado, todo el equipo hacemos una previsión de lo que se va a terminar en el siguiente Sprint, con ayuda de nuestra velocidad media (la media de los Puntos Historia que llegamos a completar en cada Sprint, que es entre 50 puntos historia y 60.)  Este dato lo hemos conseguido después de muchos Sprints trabajando juntos, es decir, debido a la experiencia del equipo, y contabilizando Sprint tras Sprint cuantos Puntos Historia llegamos a completar. Una vez hechos estos ajustes abrimos el Sprint.

233 Daily Meeting

Sobre las reuniones diarias te podría contar “muchas aventuras” que hemos vivido con ellas, pero ya hay un post donde Javier lo comentaba cómo son las reuniones diarias efectivas, y los anti-patrones de estas reuniones.
Si no te vas a meter en los enlaces anteriores te cuento de manera resumida, comenzamos haciendo Skype por la mañana pero al estar en distintas ciudades conllevaba a distintos horarios, por lo tanto pasamos a Skype nocturno, pero se hacía también difícil, esta opción es la que menos tiempo duró.
Entonces decidimos hacer un grupo de WhatsApp exclusivo para los Daily Meetings donde comentábamos por la noche como había ido el día, que problemas habíamos encontrado y que haríamos al día siguiente. Como decía Javier, pasó de ser el colacao de por las mañanas… al de por la noche, se perdía la energía con la que debemos salir de las reuniones diarias a seguir trabajando.
Como vimos que no funcionaba decidimos volver al horario de mañana, siempre y cuando pudiéramos hacer Daily presencial o por Skype lo haríamos de esa manera, si no, utilizaríamos el grupo de WhatsApp del equipo (el habitual, no uno específico para ello).
Te dejo capturas de mi móvil para que te hagas una idea de cómo son nuestros Daily Meetings vía WhatsApp. Pero antes quiero contarte en qué consiste el “Scrum Master Rotativo” y cual es su función.

Scrum Master rotativo

Cada semana tenemos un Scrum Master, deja que te cuente…Uno de nosotros se convierte en Scrum Master en la reunión de planificación y deja de ser Scrum Master en la reunión de retrospectiva. Rotamos, hay un Scrum Master cada semana. Su principal responsabilidad es que se siga Scrum, y que si hay problemas se resuelvan para que la velocidad del equipo no disminuya.
Por lo tanto cuando uno de nosotros es Scrum Master, lo primero que hace al levantarse (si no podemos hacer Daily presencial) es enviar las capturas de pantalla nuestro JIRA, y empieza la reunión.

WhatsApp, no es lo mejor, pero no nos quedaba otra

En la imagen podrás que he tapado el nombre del grupo, ya a nivel más coloquial, te cuento que cada vez que pasa un acontecimiento u ocurre alguna situación llamativa lo ponemos como nombre de grupo. Por motivos de confidencialidad de las organizaciones con las que trabajamos también he ocultado el resumen de nuestras historias de usuario.

Reuniones diarias vía WhatsApp
Reuniones diarias vía WhatsApp

El formato que seguimos cuando utilizamos WhatsApp, te lo muestro en la siguiente imagen, es:
-Daily hoy. Donde cada uno de nosotros cuenta que va a hacer hoy.
-Daily mañana. Cuenta que tiene previsto hacer mañana.
-Daily problemas. Utilizamos esta sección para contar problemas o para señalar que nos gustaría tratar algún tema importante.
Finalmente para que nadie interrumpa mientras una persona está escribiendo lo que hacemos es poner el siguiente mensaje cuando hemos terminado: </corto>  o CORTO (en mayúsculas). Así también damos paso al siguiente compañero del equipo para no hablar todos a la vez.
Te dejo la siguiente imagen real (por motivos de confidencialidad de las organizaciones con las que trabajamos está tapada la información).
Reuniones diarias vía WhatsApp
Reuniones diarias vía WhatsApp

Es verdad que el contacto por WhatsApp es realmente frío (en mi opinión para cualquier situación), por lo tanto siempre que podemos hacemos videoconferencia en el horario de mañana adaptándonos a los horarios que tenemos cada uno.
Uno de los problemas más destacado que hemos tenido es que una reunión por Skype: de 15 minutos que tiene que durar, 10 de esos minutos alguna de las personas no oía a sus compañeros (y no es por desmerecer la herramienta, quizás era la conexión a internet). Unido a la dificutad de reunir a la misma hora a un equipo distribuido y deslocalizado.

Buscamos alternativas y encontramos las videoconferencias de la herramienta de Google Hangouts donde durante la reunión hasta el momento no hemos tenido tantos problemas con la comunicación.
Es muy importante para nosotros vernos en estas videoconferencias, esta es la solución que mejor nos ha funcionado hasta el momento sobre las reuniones diarias.

Continuará…

No te pierdas la segunda parte (que publicaré algún viernes) donde te contaré el resto de reuniones que tenemos en 233 Grados de TI.
 

jgarzas

Ph.D. en informática, Postdoctorado en la Carnegie Mellon (EE.UU) e Ingeniero en Informática.

Primera vez que me tocó hacer una gestión Ágil en una empresa... año 2001. Desde entonces he trabajado en, o para, más de 90. Y he formado a más de 2000 alumnos.

También soy profe de la Universidad Rey Juan Carlos.

6 comentarios en “Cómo nos organizamos ágilmente en 233: las reuniones (I)”

  1. Ramón Viñas Avalos

    Hola,
    Una duda, la 233 Sprint Planning Meeting cuántos participantes tiene? Entiendo que es a nivel de la empresa, ¿sois muchos? ¿Cuánto suele durar?
    La daily a través del whatsapp me lo apunto, puede ser una opción interesante en algún momento.
    Nosotros, que también tenemos un equipo distribuido usamos https://appear.in. Nos funciona muy bien y es gratis, en este sitio creas una ‘sala’ virtual, y le pasas el nombre de la sala al resto para que se conecte.

  2. Buenas, buenas,
    En el artículo indicáis que “una vez que tenemos las historias de usuario priorizadas y estimadas, y el siguiente Sprint planificado, todo el equipo hacemos una previsión de lo que se va a terminar en el siguiente Sprint, con ayuda de nuestra velocidad media (la media de los Puntos Historia que llegamos a completar en cada Sprint”.
    Por qué, si lo entiendo bien, decís que una vez que el sprint está planificado hace una revisión de lo que va a terminar en el sprint. ¿No debería hacerse dicha tarea durante la planificación del sprint?.
    Muchas gracias por vuestro tiempo y ayuda.
    Saludos. Gabriel

  3. ¡Hola Gabriel!
    Sí, lo hacemos en la reunión de planificación del Sprint pero una vez que ya tenemos el sprint planificado para ver si tenemos que sacar alguna historia de usuario del Sprint o al contrario añadirla.
    Saludos!

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