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Posted by on Jul 13, 2015 in General | 4 comments

Previene la Documentitis, elimina las herramientas de “Gestión Documental”

Evita la burocracia y la jerarquía y en su lugar crea una cultura de disciplina.
— Good to Great, Jim Collins

¿Por qué en algunos sitos gusta tanto la documentación? Bueno, o dedicarse a documentar. No me refiero a documentar de manera racional, como ayuda, de manera “destilada”, me refiero a aquellos lugares en los que la documentación es algo que guía el día a día, el karma de algunos, una actividad a la que se dedica más recursos que a la mejora real de cómo se hace la tecnología.

Estándares, normas, procedimientos, registros, planes de viabilidad, plantillas, guías, manuales, pdfs y pdfs, excels que hacen de índice para gestionar cómo llegar a esos centenares de pdfs, gestores documentales rebosantes de ficheros que a su vez rebosan de páginas, wikis, flujogramas con cajas sobre cómo ir de un documento a otro, y por si fuera poco… ¡herramientas que automatizan la creación y expulsión de documentos! Herramientas con campos que van rellenándose y escupen pdfs que cumplen con la norma tal y la cual.

Realmente, son impresionantes los costes de crear y mantener tal monstruo: personas dedicadas exclusivamente a mantener y actualizar pdfs, reuniones eternas en las que se discute si el epígrafe 3.9 debería ser el 3.20.54 o el 8.2/a, discusiones perpetuas para escribir actas cuyo objetivo no es la utilidad de esos documentos sino cubrirse las espaldas con ellos y con esas actas.

Pensarás que estoy en contra de los documentos, no, nada de eso, yo si estoy en contra de algo es de perder el tiempo haciendo cosas que no valen para nada, en el sentido de que no hacen a las organizaciones ni más rápidas, ni más productivas ni más competitivas ni más innovadoras. Si me dices que tus documentos te hacen ser mejor en los anteriores… ¡adelante con ellos! Entonces estás en el nivel adecuado de documentación.

Pero la realidad de muchos sitos es que la Documentitits crea un universo paralelo en el cual el objetivo no es trabajar mejor y más rápido… sino justificar que se trabaja… trabajando en justificaciones. Papeles no para hacer las cosas mejor… sino para que cuando algo salga mal tener cubiertas las espaldas con documentos. Que se los cuenten a las grandes consultoras, a las que, además, puedes comprarles toneladas de bonitos documentos (a precio / hoja de de caviar ruso, eso sí).

Si me dices que los documentos SI son útiles, en el sentido de que reflejan la realidad de lo que pasa allí donde están aquellos que están creando, manteniendo, desarrollando tu tecnología, que la gente adoran esos documentos y dicen que “-¡Son súper útiles en mi día a día, sin ellos no podría trabajar”, que no son un mundo de fantasía aparte, en el que cualquier parecido con la realidad es pura coincidencia… continua documentando de la misma manera.

Mientras, yo, como prevención frente a la Documentitis, me andaría con mucho ojo antes de dejar crecer un gestor documental en mi organización, una de esas herramientas que crean además el clima idóneo para que el virus de la Documentitis se expanda y crezca. Total, si tienes un número racional y razonable de documentos… ¿necesitas realmente una herramienta de gestion documental?

Javier Garzás

Javier Garzás

Ph.D. en informática, Postdoctorado en la Carnegie Mellon (EE.UU) e Ingeniero en Informática.

Primera vez que me tocó hacer una gestión Ágil en una empresa... año 2001. Desde entonces he trabajado en, o para, más de 90. Y he formado a más de 2000 alumnos.

También soy profe de la Universidad Rey Juan Carlos.
Javier Garzás

4 Comments

  1. Hola Javier,

    Me parece que has generalizado muy mucho. Hay empresas que (de verdad) necesitan un gestor documental. Porque el mero hecho de poder acceder a un documento en segundos, cuando si fuésemos al archivo físico tardaríamos horas, ya es una gran ventaja.

    Sin embargo, no todas las empresas requieren de un DMS. Pero sí es verdad que se ha generado una necesidad tonta sobre esto.

    Un saludo

    Fuensanta

  2. Hola Javier y seguidores, en la “línea” de Funetasanta creo que sí es necesario un Gestor Documental en las organizaciones TI. Estoy muy de acuerdo en que hay que tener mucho cuidado con qué se documenta. La documentación puede convertirse en un Waste (desperdicio), pero en mi experiencia real hay procesos en los que sí es necesario documentar. No estoy pensando sólo en el proceso de desarrollo, hay otros proceso / funciones en los que creo es necesario documentar.

    La rotación de personas en las empresas / proveedores que gestionan servicios o la rotación en las empresas finales, hacen que cierta información sea imprescindible que este documentada. Y ya que tenemos que documentar, mejor tener una herramienta que nos ayude en la tarea. Que simplifique el acceso a la documentación, la búsqueda de documentos por palabras claves, ordenar por “proyectos”, gestionar “versiones”, etc, pueden ser requisitos que le pidamos a nuestro gestor documental, al menos yo se lo pediría como Product Owner. : – )

    Como todos sabemos hay herramientas muy “complicadas” y otras mucho más sencillas. Seleccionemos la herramienta en función de nuestras necesidades reales de documentación. Definamos primero qué necesitamos y luego busquemos la herramienta que cubra nuestras necesidades.

    Se me ocurre una pregunta relacionada con la agilidad y la documentación, ¿las historia de usuario es “recomendable” guardarlas / almacenarlas por un tiempo?, en algún momento podrían ser necesario consultarlas, no?.

    Como siempre, gracias por tu post.

    Saludos. Gabriel

    • Hola,

      Quizá deberíamos preguntarnos si toda esa documentación está actualizada, es útil y nos fiamos de ella, llegado el caso de necesitarla. Si es así… guardémosla, pero si después de hacernos la pregunta resulta que sólo puedo responder “sí” para un 10% de los documentos, entonces… ¿no estaremos usando gestores documentales como heramienta que dejar tranquila mi conciencia haciendome pensar que tengo muchos documentos? ¿justificaciones frente a jefes y terceros? ¿un mecanismo para “en vez de agilizar” guardar “por si acaso”? ¿o para guardar miles de justificaciones y workflows documentales que propician organizaciones orientadas a la negociación frente a la colaboración?

      Saludos

  3. Buenas tardes a todos,

    Desde luego estoy de acuerdo Javier en que “guardar por guardar”, “guardar por aparentar” no sirve de nada y desde luego es una pérdida de tiempo inmensa.

    En mi experiencia personal, nunca (que recuerde) me han pedido que documente, sí que me han pedido como responsable de desarrollos de Software o como responsable de Procesos y/ o Servicios, que tomara las medidas necesarias para que en caso de rotación de personas, en caso de rotación del proveedor que daba el servicio pudiéramos formar a otro equipo / proveedor sin que el servicio / proceso / desarrollo se viera afectado en su día a día. Era mi decisión / era la decisión del equipo identificar qué creíamos necesario documentar para cumplir dicho objetivo.

    Gracias

    Saludos. Gabriel

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