La técnica del “Time Boxing” en gestión de proyectos

Desde que la conocí la técnica de “Time Boxing” me parece de lo más efectivo, a la vez que simple, obvio, y curiosamente desconocida (o conocida de manera no consciente), en lo que a técnicas de gestión de proyectos se refiere. Hoy en día creo que raro es el proyecto donde no debiera estar presente. Así que he aquí un post sobre dicha técnica, por si no la conocías, espero que a partir de hoy te pueda ser tan útil como a mí me ha sido.
El “Time Boxing” (cuya traducción vendría a ser “cajas de tiempo”, que como ves queda un poco raro, por lo que usaré las palabras en inglés), se basa en que todo “tiempo” en un proyecto debe tener un máximo, conocido por todas las personas del equipo.
Es decir, toda reunión debe tener un máximo, las fases del proyecto un máximo temporal, etc.
Ejemplo práctico, en el grupo 233 Grados de TI siempre que hay una reunión esta debe tener un tiempo máximo, conocido previamente, llegado ese tiempo máximo la reunión se termina. Los Daily Meeting, 15 min., llegados los 15 min… se acabó la reunión.
Si utilizas Scrum, quizás inconscientemente, usas el “Time Boxing”, toda reunión debe tener un tiempo máximo, que todo el mundo conoce y que no debe superarse. De la misma manera, los Sprints son “Time Boxing”, ya que tienen un tope temporal que no ha de superarse.
No obstante la técnica del “Time Boxing” se utilizaba en software mucho antes de llegar Scrum a nuestras vidas. El primer método ágil, DSDM, ya hacía uso de ella. McConnell en su RAD (Rapid Development) ya la recomendaba como una de las “buenas prácticas” (por cierto, el libro de Rapid Development es, en mi opinión, de obligada lectura para todo aquel que quiera llevar un proyecto software). eXtreme Programming igualmente la contempla…
El “Time Boxing” no sólo puede usarse a nivel de gestión de proyectos, populares técnicas de productividad a nivel personal como el Pomodoro se basan en su uso (te dejo aquel post de Cómo utilizo la técnica Pomodoro para gestionar el trabajo de cada día)
Al principio, sobre todo si vienes y vives en un entorno de reuniones interminables, de esas en las que la gente pasa más de media reunión pensando “en sus cosas”, puede que te cueste implantar la cultura del “Time Boxing”, ya que cuesta al principio decir “chi@s… se acabó la reunión”, mas cuando a todo el mundo le queda algo por decir.
Pero recuerda cómo lo hacían en Google, aquello del Caso de estudio: Cómo hace Google sus planes de pruebas (y los hace en menos de 10 minutos), las reuniones se cortan cuando han llegado a su tiempo máximo, y punto, así para la siguiente los participantes van más preparados para contar de manera sintetizada lo más importante.
Si el tiempo es de los recursos más limitados y valiosos… ¿cómo puedes estar sin gestionar su despilfarro? Ya sabes, empieza por ponerle un tope al gasto.

jgarzas

Ph.D. en informática, Postdoctorado en la Carnegie Mellon (EE.UU) e Ingeniero en Informática.

Primera vez que me tocó hacer una gestión Ágil en una empresa... año 2001. Desde entonces he trabajado en, o para, más de 90. Y he formado a más de 2000 alumnos.

También soy profe de la Universidad Rey Juan Carlos.

5 comentarios en “La técnica del “Time Boxing” en gestión de proyectos”

  1. Totalmente de acuerdo. Te ayuda mucho a centrarte y evitar la procrastinación.
    Otros usos: el tamaño fijo de los sprints de Scrum y la técnica Pomodoro.

  2. La verdad, como decis es algo obvio que cada tarea tenga su time boxing pero muchas veces no se respeta ese tiempo máximo. Me ha pasado asistir a reuniones que tenían una duración prevista de una hora y terminaron siendo interminables. Tan interminables que te sacan por completo las ganas de asistir a la próxima. Por eso, creo que lo más importante es que exista el time boxing y que además se lo respete a rajatabla. Saludos

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