Supongo que recordarás que hace unos días, en el post aquel de que no te confundan, lo que realmente son Daily meetings, o Reuniones Diarias, efectivos, te contaba como en su día los chic@s de 233 Grados de TI tuvieron que hacer un ejercicio de autocritica y reflexión interna y reconocer que les quedaba mucho que mejorar es sus Reuniones Diarias (las Daily meetings), reuniones que desde aquello, dicho sea de paso, han mejorado muchísimo. No hay nada como la autocrítica.
Continuando con el tema, estuve durante unos días haciendo reflexión y recordatorio de lo que yo he vivido y visto por el ancho mundo sobre reuniones diarias. Y he buscado y resumido todo ello en algunos “anti-patrones” (ya sabes, cosas típicas que no deberías hacer), que quiero compartir contigo de manera altamente sintetizada y resumida (como corresponde a lo que se habla en un Daily Meeting que se precie)
Reuniones Diarias (Daily meetings): anti-patrones
Anti-patrones, cosas que no se recomiendan, y “malos olores”, indicadores de que algo probablemente vaya mal.
Reuniones de informar al líder o al jefe. Los miembros del equipo hacen un seguimiento a su jefe o líder del proyecto, cuando se supone que este tipo de reuniones son realmente para el propio equipo.
Se llega tarde. Las Reuniones Diarias (Daily meetings) se recomienda que sean en el lugar donde se desarrolla el trabajo y, por supuesto, con todas las personas a la vez.
No lo puedo recordar. “-¿Qué hice ayer?, No me acuerdo, ¿Qué haré hoy? No lo sé-“. La falta de preparación, que crea inoperatividad y perdida de tiempo.
Ponerse a contar la historia de tu vida. En lugar de proporcionar un breve resumen de un problema, alguien se pone “a contar su vida” con todo lujo de detalles. La idea es resumir brevemente la situación.
Resolver problemas. Las Reuniones Diarias, los Daily meetings, son un momento para plantear cuestiones no una reunión en profundidad para resolver problemas.
Se van de tiempo. Esto suele ser responsabilidad del Scrum Master, normalmente en agilidad, particularmente en Scrum, los tiempos (reuniones y Sprints) son “Timebox”, es decir, se conoce su tiempo máximo y no se supera, lo cual ayuda a priorizar y sintetizar. El Scrum Master es quien debe cortar cuando llega el tiempo máximo. A modo de caso de estudio de este punto te recuerdo este post Caso de estudio: Cómo hace Google sus planes de pruebas (y los hace en menos de 10 minutos)
Reunión caótica. O no habla nadie, o habla todo el mundo, o se habla sin orden, habla más el que más personalidad tiene, etc. Un clásico. En muchos casos es típico o poner un orden de intervención o usar “un token”, algo físico, un libro, un algo, y que sea solo quien lo tenga el que pueda hablar, una vez termina su intervención lo pasa al siguiente.
La gente se corta y no habla o habla poco. Suele ser por falta de confianza o por timidez. Para ello, aparte de cuestiones típicas de mejorar el ambiente, ayuda que las reuniones se hagan de manera distendida, tomando un café, etc., ese tipo de cosas.
Si quieres ampliar el tema, interesantes y populares artículos son los siguientes, el de Phillip A. Laplante, Stand and Deliver: Why I Hate Stand-Up Meetings (título cuanto menos expresivo), también este otro y este sobre anti-patrones de las reuniones diarias.
Primera vez que me tocó hacer una gestión Ágil en una empresa... año 2001. Desde entonces he trabajado en, o para, más de 90. Y he formado a más de 2000 alumnos.
También soy profe de la Universidad Rey Juan Carlos.
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Parecerá una tonteria, pero las reuniones de las metodologias agiles me hacen valorar muchisimo lo aprendido en las asambleas de movimientos sociales y politicos.
Recuerdo como con el 15M habia una clara diferencia en las dinamicas asamblearias cuando habia gente con los «huevos pelaos» en sindicatos y asociaciones y cuando no.