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Posted by on Ene 12, 2015 in General | 7 comments

Que no te confundan, lo que realmente son Daily meetings, o Reuniones Diarias, efectivos

Ya sabes, como dice el refrán, “en casa de herrero cuchillo de palo”, aunque los chic@s de 233 Grados de TI se dedican explícitamente a, y son especialistas en, ayudar a equipos y organizaciones a que hagan mejor software (ya sabes, en tiempo, calidad, productividad y felicidad), aunque sólo en 2014 ell@s solitos hayan ayudado a más de 25 organizaciones, aunque normalmente utilicen la agilidad como medio, aunque contando etapas previas a 233 lleven ya más de 80 proyectos… internamente, en el grupo 233, siempre hay alguna cosa que satisfactoriamente SI logramos que OTROS equipos consigan hacer con éxito pero que NOSOTROS, internamente… NO lo hacemos bien. Así es de curiosa la vida. Y en este caso me estoy refiriendo a las reuniones diarias, a los daily meetings.

¿Por qué y en qué fallamos? Te lo cuento ahora, explicándote de paso por qué las reuniones diarias no es que sean muy importantes… es que son vitales y cómo debería ser una correcta reunión diaria y, de paso, mientras lo lees, piénsate, y si quieres me lo cuentas, si tus daily meetings también cumplen lo que ahora te voy a contar.

Primero, ¿qué es una reunión diaria o daily meeting?

Suelen recibir muchos nombres, reunión diaria o daily meeting, stand-up meeting (reuniones de pie), etc. Popularizadas por Scrum, si bien usadas antes y en otros contextos (a modo de caso de estudio recuerda aquel caso de aplicación en Cómo y quién recuperó uno de los mayores desastres del desarrollo software: la web healthcare.gov. Lecciones de cómo trabaja un comité de crisis software)

Sin tener que irme al DRAI, al “diccionario de la Real Academia de la Informática”, podríamos definir a esta reunión como aquella en la que cada día todo el equipo se reúne para hacer una revisión rápida de cómo está la situación.

Lo de que la reunión sea de pie (stand-up) es para que sea corta, normalmente de 15 min. o menos.

Hasta aquí vamos bien.

Pero claro, lo breve no siempre es simple (lo que decíamos en no olvides despedir cualquier cosa que hagas con un KISS). Y cuando las reuniones diarias se hacen mal, como nos paso a nosotros, se acaban abandonando o, como nos pasó a nosotros, se hacen por hacer, se hacen cuando alguien se acuerda, se convierten en algo rutinario que nadie sabe muy bien por qué se hace, etc.

Y esto es lamentable, ya que las reuniones diaria, los daily meeting, son clave para un equipo eficiente. Repito, son clave. Son clave para hacer grupo, sinergias, equipo, aumentar la productividad, y más aún si el equipo está distribuido (como es el caso de 233 Grados de TI).

Entonces… ¿Qué debería cubrir una reunión diaria o daily meeting que se precie?

Qué debe cubrir una buena reunión diaria

Hay una regla nemotécnica que recuerda qué debe contener una buena reunión diaria, la llamada GIFTS (regalos, que viene de Good start, Improvement, Focus, Team, Status). Es decir, cinco puntos, que te resumo y sintetizo en los siguientes…

1 – Una buena reunión diaria o daily meeting es como un Cola Cao, debe ayudar a empezar bien el día, con fuerza y energía

La reunión diaria debe dar la energía, las ganas de empezar el día, fuerza, motivación. Un daily meeting es “un cola cao” para el equipo.

Y en nuestro caso, en 233 Grados de TI, debido a que cada un@ estaba en un sitio, que si alguien empezaba un proyecto a las 8:30, que si otr@ en otra ciudad distinta lo hacía a las 9:00, etc., las reuniones diarias fueron degenerando y dejaron de ser el Cola Cao mañanero… para convertirse en el Cola Cao de antes de dormir. Era por la noche cuando compartíamos el día, ya terminado, en vez de empezar el día compartiendo objetivos. Fallo.

Y te preguntarás… ¿es que quedabais por la noche para hacer el daily? No exactamente, y vamos al paso 2…

2 – Una buena reunión diaria o daily meeting debe ayudar a comunicar qué está pasando

La reunión diaria es comunicación pura, vale pasa eso, para compartir, para hablar de cómo está progresando el trabajo, de si hay algo interesante que el equipo debería saber, etc.

En el caso de 233 Grados de TI, al estar muchas veces separados físicamente, las dailys se empezaron a hacer vía Whasapp. Sí. Pero ya sabes la separación física entre los miembros de un equipo impacta en su rendimiento, si bien es muchas veces imposible hacer los Daily cara a cara, creo que existen métodos menos fríos que el Whasapp, como es quizás el Skype. Ya que el whasapp se convirtío en una rutina de suelta por las noches cuatro palabras que resuman a qué te has dedicado hoy. Sin mayor interacción con el resto que ese simple whasapp. Sin sentimiento. Mal.

3 – Una buena reunión diaria o daily meeting debe ayudar a resolver y compartir problemas y 4 – Una buena reunión diaria o daily meeting debe ayudar a reforzar el enfocar objetivos correctos

Tu equipo no puede ayudarte a solucionar los problemas que no conoce. En la reunión diaria se exponen problemas. Es decir, que no es sólo una revisión de qué estoy haciendo o que voy a hacer, es una reunión de sinceridad, de qué está pasando. Y, en nuestro caso, unos breves whasapp no reflejaban eso.

Recuerda que lo que une a los equipos son las causas, no las empresas ni los proyectos, y esto también funciona en los dailys meeting, en las reuniones diarias, compartir los problemas hace equipo, compartir las causas por las que se está luchando y los objetivos por los que se va a luchar hoy y los siguientes días.

5 – Una buena reunión diaria o daily meeting debe ayudar a reforzar el sentido de equipo

Reiterando lo anterior, casi a modo de recopilatorio, más allá de ejercicios y teorías, como te acabo de contar lo que une a los equipos son las causas, no las empresas ni los proyectos, los equipos eficaces se construyen mediante comunicación regular, “viéndose”, hablando, trabajando, compartiendo, etc.

Y las reuniones diarias deben ser eso rutinario que cree ambiente, que anime a la gente a plantear problemas, que haga equipo.

Concluyendo…

Bueno, visto lo anterior, nosotros ya le estamos poniendo remedio, si eso algún día te comento cómo. ¿Y tú? ¿Qué tal con las reuniones diarias?

Javier Garzás

Javier Garzás

Ph.D. en informática, Postdoctorado en la Carnegie Mellon (EE.UU) e Ingeniero en Informática.

Primera vez que me tocó hacer una gestión Ágil en una empresa... año 2001. Desde entonces he trabajado en, o para, más de 90. Y he formado a más de 2000 alumnos.

También soy profe de la Universidad Rey Juan Carlos.
Javier Garzás

7 Comments

  1. Buenas estimado,

    comparto totalmente sus palabras, en lo personal trate de implementar reuniones diarias en mi trabajo pero finalmente quedaron como reuniones 1 vez por semana, ¿la razón? : principalmente por que el equipo de trabajo encontraba invasivo el hecho de que todos los días este contando en que esta y que fue lo que hizo. mi pregunta es: realmente se deben realizar todos los días o dependiendo de la naturaleza de la empresa podría ser 1, 2 o 3 veces por semana?

    saludos cordiales.

    • Yo creo que si se hacen todos los días, bien, y como una constante es un signo de que las cosas están sanas en el equipo.

      Saludos

  2. Buen dia Javier, soy Product Owner y nuestro equipo hace la reunion diaria todos los días. El dia de hoy propuse a mi equipo no hacer la reunion diaria debido a que mis programadores estan a contra reloj para cumplir con lo que se comprometió en el Sprint.

    Entiendo que es algo fundamental para el logro de los objetivos, pero la causa del sprint tiene riesgos de no cumplirse.

    Debido a que no les pareció la idea de esta propuesta, quisera saber que es lo que recomendarias tu en estos casos.

    Saludos.

    • Hola, me permito contestarte a la pregunta en base a mi experiencia con Scrum.
      La Daily es propiedad del equipo, y el PO está fuera del equipo, luego no es la figura indicada para decidir si se hace o no, han de ellos quienes decidan si se ven 10 minutos o no. Es normal su reacción en tanto que probablemente les estás quitando poder de decisión y estás rompiendo parte de la harmonía que tienen como equipo.

      Espero que sirva de ayuda.

      Saludos.

    • se puede escribir y leer la daily?

  3. se puede escribir y leer una daily?

  4. En mi caso soy Scrum Master, parte del equipo es Outsourcing y no estan en forma presencial en el Daily. Segun mi corta experiencia de un año en este rol, me he dado cuenta que para que estas reuniones tengan realmente un sentido es cuando se tiene un esquema definido como ser un horario, un proposito y sobre todo unidad en el equipo.
    Si lo piensas desde el punto de vista psicologico, es mas facil exponer tus ideas y contratiempos cuando sabes que te escucharan y te apoyaran para resolver.
    Cuando el equipo esta integrado, todo fluye, todos comentan, todos tratan de aportar con sus experiencias para que el resultado del SPRINT tenga el mayor éxito posible.
    No es una persona es el EQUIPO.

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