Que no te confundan, lo que realmente son Daily meetings, o Reuniones Diarias, efectivos

Ya sabes, como dice el refrán, “en casa de herrero cuchillo de palo”, aunque los chic@s de 233 Grados de TI se dedican explícitamente a, y son especialistas en, ayudar a equipos y organizaciones a que hagan mejor software (ya sabes, en tiempo, calidad, productividad y felicidad), aunque sólo en 2014 ell@s solitos hayan ayudado a más de 25 organizaciones, aunque normalmente utilicen la agilidad como medio, aunque contando etapas previas a 233 lleven ya más de 80 proyectos… internamente, en el grupo 233, siempre hay alguna cosa que satisfactoriamente SI logramos que OTROS equipos consigan hacer con éxito pero que NOSOTROS, internamente… NO lo hacemos bien. Así es de curiosa la vida. Y en este caso me estoy refiriendo a las reuniones diarias, a los daily meetings.
¿Por qué y en qué fallamos? Te lo cuento ahora, explicándote de paso por qué las reuniones diarias no es que sean muy importantes… es que son vitales y cómo debería ser una correcta reunión diaria y, de paso, mientras lo lees, piénsate, y si quieres me lo cuentas, si tus daily meetings también cumplen lo que ahora te voy a contar.

Primero, ¿qué es una reunión diaria o daily meeting?

Suelen recibir muchos nombres, reunión diaria o daily meeting, stand-up meeting (reuniones de pie), etc. Popularizadas por Scrum, si bien usadas antes y en otros contextos (a modo de caso de estudio recuerda aquel caso de aplicación en Cómo y quién recuperó uno de los mayores desastres del desarrollo software: la web healthcare.gov. Lecciones de cómo trabaja un comité de crisis software)
Sin tener que irme al DRAI, al “diccionario de la Real Academia de la Informática”, podríamos definir a esta reunión como aquella en la que cada día todo el equipo se reúne para hacer una revisión rápida de cómo está la situación.
Lo de que la reunión sea de pie (stand-up) es para que sea corta, normalmente de 15 min. o menos.
Hasta aquí vamos bien.
Pero claro, lo breve no siempre es simple (lo que decíamos en no olvides despedir cualquier cosa que hagas con un KISS). Y cuando las reuniones diarias se hacen mal, como nos paso a nosotros, se acaban abandonando o, como nos pasó a nosotros, se hacen por hacer, se hacen cuando alguien se acuerda, se convierten en algo rutinario que nadie sabe muy bien por qué se hace, etc.
Y esto es lamentable, ya que las reuniones diaria, los daily meeting, son clave para un equipo eficiente. Repito, son clave. Son clave para hacer grupo, sinergias, equipo, aumentar la productividad, y más aún si el equipo está distribuido (como es el caso de 233 Grados de TI).
Entonces… ¿Qué debería cubrir una reunión diaria o daily meeting que se precie?

Qué debe cubrir una buena reunión diaria

Hay una regla nemotécnica que recuerda qué debe contener una buena reunión diaria, la llamada GIFTS (regalos, que viene de Good start, Improvement, Focus, Team, Status). Es decir, cinco puntos, que te resumo y sintetizo en los siguientes…

1 – Una buena reunión diaria o daily meeting es como un Cola Cao, debe ayudar a empezar bien el día, con fuerza y energía

La reunión diaria debe dar la energía, las ganas de empezar el día, fuerza, motivación. Un daily meeting es “un cola cao” para el equipo.
Y en nuestro caso, en 233 Grados de TI, debido a que cada un@ estaba en un sitio, que si alguien empezaba un proyecto a las 8:30, que si otr@ en otra ciudad distinta lo hacía a las 9:00, etc., las reuniones diarias fueron degenerando y dejaron de ser el Cola Cao mañanero… para convertirse en el Cola Cao de antes de dormir. Era por la noche cuando compartíamos el día, ya terminado, en vez de empezar el día compartiendo objetivos. Fallo.
Y te preguntarás… ¿es que quedabais por la noche para hacer el daily? No exactamente, y vamos al paso 2…

2 – Una buena reunión diaria o daily meeting debe ayudar a comunicar qué está pasando

La reunión diaria es comunicación pura, vale pasa eso, para compartir, para hablar de cómo está progresando el trabajo, de si hay algo interesante que el equipo debería saber, etc.
En el caso de 233 Grados de TI, al estar muchas veces separados físicamente, las dailys se empezaron a hacer vía Whasapp. Sí. Pero ya sabes la separación física entre los miembros de un equipo impacta en su rendimiento, si bien es muchas veces imposible hacer los Daily cara a cara, creo que existen métodos menos fríos que el Whasapp, como es quizás el Skype. Ya que el whasapp se convirtío en una rutina de suelta por las noches cuatro palabras que resuman a qué te has dedicado hoy. Sin mayor interacción con el resto que ese simple whasapp. Sin sentimiento. Mal.

3 – Una buena reunión diaria o daily meeting debe ayudar a resolver y compartir problemas y 4 – Una buena reunión diaria o daily meeting debe ayudar a reforzar el enfocar objetivos correctos

Tu equipo no puede ayudarte a solucionar los problemas que no conoce. En la reunión diaria se exponen problemas. Es decir, que no es sólo una revisión de qué estoy haciendo o que voy a hacer, es una reunión de sinceridad, de qué está pasando. Y, en nuestro caso, unos breves whasapp no reflejaban eso.
Recuerda que lo que une a los equipos son las causas, no las empresas ni los proyectos, y esto también funciona en los dailys meeting, en las reuniones diarias, compartir los problemas hace equipo, compartir las causas por las que se está luchando y los objetivos por los que se va a luchar hoy y los siguientes días.

5 – Una buena reunión diaria o daily meeting debe ayudar a reforzar el sentido de equipo

Reiterando lo anterior, casi a modo de recopilatorio, más allá de ejercicios y teorías, como te acabo de contar lo que une a los equipos son las causas, no las empresas ni los proyectos, los equipos eficaces se construyen mediante comunicación regular, “viéndose”, hablando, trabajando, compartiendo, etc.
Y las reuniones diarias deben ser eso rutinario que cree ambiente, que anime a la gente a plantear problemas, que haga equipo.

Concluyendo…

Bueno, visto lo anterior, nosotros ya le estamos poniendo remedio, si eso algún día te comento cómo. ¿Y tú? ¿Qué tal con las reuniones diarias?

• Acerca de
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Javier Garzás

Javier Garzás es Doctor (Ph.D) en Informática, con un
postdoctorado en la Universidad Carnegie Mellon,
EE.UU. Es pionero en management, planificación,
estimación, product management, Agilidad y en la
aplicación de la inteligencia artificial generativa a la
gestión de la creación de productos y servicios
tecnológicos. Fue el único español en la primera
conferencia Ágil de la historia.

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