Técnicas para motivar a un equipo software y que las reuniones sean más efectivas.

fun retrospectivesHace unas semanas navegando por Twitter, encontré un tweet que promocionaba un libro que me llamó bastante la atención.
El título del libro es Fun retrospectives – Activities and ideas for making agile retrospectives more engaging escrito por Paulo Caroli y Tania TC Caetano, ambos de Thoughtworks Brasil.
Lo cierto es que el título me picó la curiosidad, y después de ver en la biografía de los autores que se dedican a facilitar retrospectivas ágiles en Thoughtworks (puede que conozcas a esta empresa por Martin Fowler), todavía más. Por eso la semana pasada decidí leer el libro.
Me sorprendió porque no solo es un libro con ideas para amenizar retrospectivas ágiles, sino que los autores explican otros tipos de actividades.
Por ejemplo, una de sus secciones se centra en explicar actividades para que los equipos estén más unidos, otra está enfocada a descubrir cómo se encuentra el equipo, detectar impedimentos y buscar soluciones (muy relacionado con esto último, puedes encontrar la técnica del calendario Niko Niko:  Un equipo “feliz” es más productivo y por ello está de moda medir la felicidad).

El software lo hacen personas, no máquinas.

Desde este blog, una de las cosas que más se han defendido es la importancia de las personas, que el software lo hacen personas, no máquinas, es una actividad intelectual y por tanto muy diferente a construir cosas físicas.
Es por ello que el equipo es un factor imprescindible a la hora de desarrollar software con éxito.
La efectividad del equipo depende de la capacidad de sus integrantes para trabajar juntos, para aprovechar las habilidades individuales de cada miembro hacia un objetivo común.
Una de las cosas que recalca el libro y que también olvidamos normalmente, es que un grupo de gente no se transforma en un equipo motivado y que sabe trabajar bien en conjunto de la noche a la mañana.
Siempre tardamos un tiempo en crear lazos con los compañeros, y una de las claves en las que se centra el libro es en proponer actividades para acortar ese tiempo, eliminar obstáculos y facilitar la transición hacia un equipo efectivo. Algo clave para desarrollar buen software.
Por otra parte, en las reuniones, mantener a los integrantes entretenidos, motivados, y crear un espacio en el que puedan debatir y plantear sus dudas y propuestas también es necesario para ser más productivos y aprovechar mejor el tiempo. ¿Cuántas veces hemos salido de reuniones con la sensación de que hemos perdido el tiempo?

Claves para que las reuniones sean efectivas.

Otra de las cosas que me ha gustado del libro, es que hacen mucho hincapié en que para que una reunión sea efectiva es necesario tener claro con antelación las siguientes cuestiones:
1 –  En qué momento se hace dicha reunión (¿el equipo se acaba de crear? ¿estás en una retrospectiva para mejorar? ¿queréis planificar el próximo sprint?)
2 – El propósito de la reunión. ¿Qué queremos conseguir con la reunión? ¿Aumentar la motivación del equipo? ¿Hacer una llamada a la acción? ¿Plantear mejoras con respecto al pasado? ¿Eliminar obstáculos?
3 – Cuáles son los perfiles de los participantes, qué número de participantes tendrá la reunión y si se sienten cómodos los unos con los otros.
Todo esto influirá en cómo debemos llevar a cabo la reunión, y qué actividades que proponen en el libro podemos utilizar para mejorar dicha reunión.
Por último en el libro también recomiendan que al principio de la reunión se diga claramente cuál es el contexto (para qué hacemos esa reunión), y unas palabras positivas, relajadas, para romper el hielo.
Por ejemplo podemos recalcar el buen trabajo que se ha hecho en el sprint antes de empezar a hablar de las cosas negativas.
El objetivo de esto es fomentar un ambiente colaborativo y evitar que la gente esté a la defensiva, para obtener mejores resultados.

¿Qué técnicas podemos utilizar para mejorar nuestras reuniones y motivar al equipo?

Después de echarle un vistazo, creo que el libro no está enfocado a ser leído entero de una vez y dejarlo, sino más bien a ser un libro de consulta puntual, donde podamos consultar actividades que puedan ayudar a nuestro equipo en un momento concreto ante una situación determinada.
Para ello, los autores organizan las actividades propuestas en varias categorías:
Energizer: Actividades cortas que se realizan al principio de la reunión para romper el hielo, relajarnos y fomentar la colaboración.
Check-in: Actividades cortas para recoger opinión, información sobre cómo se siente el equipo ante una situación concreta. Esto ayuda a obtener problemas que luego se discutirán a lo largo de la reunión.
Buidling teams: Para unir al equipo y fomentar el trabajo en grupo.
Retrospectivas:  Actividades para animar las retrospectivas ágiles.
“Futurespectives”: Para discutir acciones que se realizarán en el futuro.
Filtering: Ante una cantidad muy grande de temas a tratar en la reunión, estas actividades son para priorizar y decidir qué temas se tratarán en ella y cuáles dejaremos para otro día.
Check-out: Actividades orientadas a resumir brevemente todo lo hablado en la reunión antes de darla por finalizada.
En mi opinión esta pequeña guía puede ser muy útil. Tan solo tenemos que saber cuál es el objetivo de cada categoría de actividades que ofrece, y aplicar las técnicas que proponen en función de lo que necesitemos en cada momento.
Si te pica la curiosidad, existe un blog del libro, y puedes descargártelo desde esta página (de forma gratuita o con una donación).
La verdad es que tengo ganas de probar las actividades que proponen 🙂

jgarzas

Ph.D. en informática, Postdoctorado en la Carnegie Mellon (EE.UU) e Ingeniero en Informática.

Primera vez que me tocó hacer una gestión Ágil en una empresa... año 2001. Desde entonces he trabajado en, o para, más de 90. Y he formado a más de 2000 alumnos.

También soy profe de la Universidad Rey Juan Carlos.

3 comentarios en “Técnicas para motivar a un equipo software y que las reuniones sean más efectivas.”

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