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Lecciones Lean de guerrilla: cuidado con tener abiertas muchas tareas a la vez

Hace días te dejé el primero de una serie de post sobre “Lean de Guerrilla” (Lean entendible y usable en el día a día), una serie que no tiene periodicidad fija, ni número de episodios definido: Lecciones Lean de guerrilla: cuidado con el trabajo superfluo. Como ya te conté en el anterior post, la idea del aporte “valor” y la eliminación de “desperdicios” (que el valor y el desperdicio guíe tus acciones de mejora) son, entre otras, de las más esenciales en Lean.

Y hablamos de tres grandes fuentes de desperdicios en procesos, a la hora de trabajar, etc.:

– Los grandes tiempos desde que entra una tarea hasta que se termina (que vimos en Lecciones Lean de guerrilla: cuidado con el trabajo superfluo).

– Trabajar en muchas cosas a la vez, o, más bien, tener abiertas muchas tareas a la vez.

– Volver a trabajar sobre una tarea en la que ya habíamos empezado a trabajar.

Hoy vamos con el desperdicio que conlleva trabajar en muchas cosas a la vez. Curiosamente, y por eso fue el primero de la serie, los tiempos de espera innecesarios no sólo llevan a trabajo superfluo sino también a trabajar, o tener abiertas, muchas cosas a la vez. Cuanto más se tarda desde que entra una tarea, incidencia, un correo, petición de un cliente, etc., hasta que se resuelve… más probable es se me junten, a la vez, más tareas, incidencias, correos, peticiones, etc., abiertas, a la espera de ser resueltas.

En el mundo más industrial (donde nace el Lean, ya sabes, en Toyota), tener abiertas muchas cosas a la vez implicaba inventario innecesario, que, a su vez, nos llevaba a necesidades secundarias, como espacio para almacenar, gente que administre ese espacio, dotar de seguridad a ese almacén, etc.

A lo de tener abiertas muchas tareas a la vez es a lo que se le llama “trabajo en progreso”, más conocido por su equivalente en inglés, “Work-In-Progress”, y más conocido aún por su acrónimo: WIP. A mayor WIP… mayores necesidades secundarias (almacenes, personas que gestionen el almacén, etc.).

Lo importante es entender que todo lo que pueda reducir el WIP, eso de tener abiertas muchas tareas (o materiales) a la vez, reduce las necesidades secundarias. Y si algo se puede reducir… es desperdicio.

Un gran backlog (si trabajas de manera ágil) puede suponer tener abiertas muchas tareas a la vez, un montón de correos es un montón de tareas abiertas esperando, muchas incidencias abiertas, etc. Cuanto mayor es esa lista de cosas abiertas más trabajo secundario: ordenarlo, reunirse para priorizarlo, pensar en si ordenarlo por fecha o por importancia, crear procedimientos para priorizar, herramientas, consultores que nos ayuden con ello, etc. Tiempo y más tiempo.

Eso unido a que, además, el cerebro humano tiene limitaciones a la hora de tratar con varias tareas a la vez, lo que lleva a la sensación de perdida de control, perder la visión global, estrés, etc.

Y, típicamente, tener abiertas muchas tareas a la vez nos va a llevar a otra de las fuentes de desperdicios clásicas: volver a trabajar sobre una tarea en la que ya habíamos empezado a trabajar.

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