Querido decorador: piensate bien el re-diseño del espacio físico y como dejas el trabajo en grupo

Últimamente estoy “aburrido” de ver re-diseños decorativos y oficinas fashion. Si eres una empresa mediana o grande, o un lugar que alquila espacios, y quieres estar a la moda, ya habrás hecho un rediseño. Y hay re-diseños… y re-diseños. Cosas que quedan muy “monas” pero que son un atentado a la productividad y la identidad del grupo.

Allá por el 2011, te dejé unas notas, más que post, sobre cómo el entorno físico afecta al rendimiento del desarrollador software. El tema lo hemos tratado con posterioridad, alguna vez más, en 2013, con cuál es la mejor manera de organizar la sala y mesas de un equipo de desarrollo software y, más tarde, con los decoradores no saben crear equipos de trabajo potentes.

En alguno de los anteriores te comenté que se dice que lo “sano” que es el modelo de trabajo de un equipo puedes verlo en el entorno físico de trabajo. Que el entorno físico dice mucho de cómo es la cultura. Que lo decían Logan, King y Fischer-Wright en su libro “Liderazgo Tribal”, del que hablamos hace tiempo.

Y que lo decía también DeMarco en su popular Peopleware, del que hablamos hace años.

Hay unas cuantas cosas obvias, como que el aspecto de las oficinas impacta en la satisfacción, la productividad y la capacidad de captar talento. Y hay otra también obvia, pero no sé si tan conocida, como que el incremento en cambiarle el “look” a las oficinas, además de por los anteriores, sin dejar atrás razones de pura moda, viene por la necesidad de fomentar el trabajo colaborativo, que cada vez es más importante, dado los trabajos que ya desde hace tiempo están salvando a muchas empresas.

Si quieres, lo de los espacios, lo puedes ver también como estar en Tribus nivel 3, con grandiosos despachos de jefe, gerentes, etc., premiando el éxito individual y la jerarquía, o Tribus nivel 4, con espacios para colaborar (supongo que sabes a qué me refiero, sino llete Escalar agilidad: Liderazgo tribal (1/3). ¿Qué cultura tiene la tribu en la que trabajas?) donde lo importante es el grupo.

Con lo anterior, te voy a dejar 3 claves que nunca, jamás, debes olvidar y contarle a tu decorador cuando te plantees cambiar la decoración de tu oficina:

1 –  Trabajo en grupo pero también permitir la concentración y evitar las interrupciones

La idea de espacios grupales, para trabajar, es algo bastante común cuando alguna empresa se mete en una re-decoración de sus espacios. Lo menos frecuentes es recordar que  Interrumpir a quien programa, o al que realiza cualquier actividad intelectual, hace que su productividad caiga (mas de lo que imaginas), por ello, un buen espacio físico debe no sólo fomentar espacios de trabajo en grupo, sino también permitir la concentración.

Para la parte de no-concentración, la de trabajo en grupo, habilita no sólo lo que te cuento en el punto número 2,  que viene ahora, también fijate el objetivo, para ser pragmáticos, de que la gente pueda hacer #mobprogramming (Mob Programming: un único ordenador para todo el equipo), cuando ellos decidan, sin tener que matar por un proyector. Que cada espacio en grupo tenga un proyector.

2 – Gestión visual

Una clave de los equipos altamente productivos es la auto-organización. Esto lo hemos hablado bastante, hablamos de que los miembros del equipo son en grupo mejores que un gestor externo, aislado del día a día, que la responsabilidad de la gestión es de todos, etc. Para más información del tema lee Diagramas Gantt cómo arma de destrucción masiva de proyectos. Maneras de usar un Gantt para matar un proyecto, en De qué va eso de “equipo ágil auto-organizado”, que verás que no es nada fácil de lograr y en Equipos auto-organizados (I/II). “Arma” poderosa, pero también peligrosa (si no se usa bien).

En lo que hablamos hoy, la auto-organización debe estar apoyada por el espacio físico, y una de las claves es fomentar la gestión visual. Fomentar que la gente dibuje en las paredes, pegue posit, teng sus Niko Niko (Niko-Niko: Experiencias de un año usándolos en 233 Grados de TI ) haga suyo el espacio “dibujándolo”.

3 – Identidad de grupo

El grupo debe sentir que lo es. Y el espacio debe ayudar a ello. Si ya sabemos que idealmente un equipo no supera las 10 personas, los dos puntos anteriores, espacios para trabajo en grupo y espacios para la concentración, y la gestión visual, deben estar adaptados para equipos pequeños. Cada equipo debe tener los suyos, sus espacios.

Y los grupos trabajan con otros grupos, por ello, además de “sus” espacios lo suyo es tener espacios para compartir, para hacer retrospectivas e intercambio de experiencias entre mucha gente. Y conviene no mezclar los anteriores.

Cosas que no compilan con lo anterior

Y dicho esto, los anteriores tres puntos, chocan con:
–  La idea de espacios diáfanos para regimientos de personas hasta donde se te pierde la vista,
– Chocan con la guerra por encontrar un sitio para reunirse, el equipo debe tener siempre “su” sitio.
– Choca con tener alguien de recursos humanos como guardián de las salas, la mayoría de las mejores reuniones, y la creatividad, surge espontáneamente.
– Choca con crear pérdidas absurdas de tiempo con cosas como La oficina sin papel, los baños rotos.

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jgarzas

Ph.D. en informática, Postdoctorado en la Carnegie Mellon (EE.UU) e Ingeniero en Informática.

Primera vez que me tocó hacer una gestión Ágil en una empresa... año 2001. Desde entonces he trabajado en, o para, más de 90. Y he formado a más de 2000 alumnos.

También soy profe de la Universidad Rey Juan Carlos.

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