Cómo usar Scrum teniendo múltiples proyectos

Esta es una de esas cuestiones típicas que siempre alguien te pregunta: “-Nuestro equipo gestiona varios proyectos a la vez, ¿Se puede usar Scrum con múltiples proyectos?-“
Scrum realmente no entra al detalle (y tomo como referencia la guía de Scrum y si quieres ampliar el tema del nivel de detalle pásate por las metodologías ágiles no existen) de si hay que estar trabajando en un único producto o proyecto.
Así, simplificadamente (si quieres más detalle, pues te lees el libro de “Gestión de Proyectos Ágiles …y las experiencias de más de 12 años de proyectos ágiles”), habla de que hay que tener claro qué “cosas” hay que hacer, que las “cosas” a hacer normalmente tienen valor para el negocio (lo que está en la pila de producto), están claramente priorizadas, de que hay tiempo, destacando el Sprint, de que se hace una selección de en qué “cosas” se trabajará durante el Sprint, etc.
Según lo anterior, ciñéndonos a lo que “dice” Scrum, no hay inconveniente en que el product backlog contenga “cosas” a realizar que provengan de más de un proyecto.

Recomendaciones, mínimos y sentido común

Dicho lo anterior, no obstante, conviene escuchar y hacer caso a ciertas recomendaciones que nos ha enseñado la experiencia y que ya forman parte de la sabiduría popular.
Una recomendación en este caso de múltiples proyectos, como nos dice la “sabiduría popular”, es evitar el clásico de tener para un mismo equipo varios product backlog, uno por proyecto, ya que eso acaba el que hay muchas cosas de prioridad número 1 y esto lleva a los problemas de siempre. Lo ideal es un único product backlog por equipo, prioridades claras. Si quieres tener un product backlog por proyecto que sea para la gestión del product owner, pero de cara al equipo… que exista un único product backlog, aunque este tenga items de varios proyectos.
Lo anterior, de igual manera, aplica también a que un equipo tenga un solo product owner.
A la hora de organizar el product backlog para múltiples proyectos, hay muchas maneras de hacerlo. En Scrum and XP from the Trenches, Henrik Kniberg proponía usar colores diferentes en las tarjetas (que representan historias de usuario, ítems, etc.) según proyecto o usar líneas divisorias en el tablero.

El “pero”. Es posible usar Scrum con varios proyectos a la vez, pero…

Dicho esto, como recordarás, si llevas un tiempo pasando por este blog, trabajar en más de un proyecto a la vez genera perdidas de tiempo y disminuye la productividad. En aquel post exponía el desperdicio de tiempo que conllevaba tener a las personas en más de un proyecto.
Según el calculo que en su día hizo Weinberg, añadir un proyecto más, adicional a aquel en que estamos trabajando, genera perdidas de un 20% del tiempo por los cambios de contexto de uno a otro. Un tercer proyecto, crea perdidas de casi la mitad del tiempo.
Estas perdidas de tiempo vienen del cambio de tareas, de “trasladar los pensamientos” de un proyecto a otro distinto. El efecto que se produce es muy similar a las interrupciones, aquello que ya comentamos de que interrumpir a quien programa, o al que realiza cualquier actividad intelectual, hace que su productividad caiga (mas de lo que imaginas).
Por ello, por ejemplo, en Kanban con el uso de los WIP se intenta limitar estar trabajando en varias cosas sin cerrar ninguna (si quieres ampliar este punto mira el post de Kanban y luego el del WIP)
Si no hay más remedio… pues no hay más remedio. Que le vamos a hacer. Pero recuerda que es mucho más productivo “cerrar tareas que abrir tareas”, es más productivo centrarse en una única cosa y cerrarla, antes de pasar a la siguiente, que tener varias cosas a medio hacer.

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jgarzas

Ph.D. en informática, Postdoctorado en la Carnegie Mellon (EE.UU) e Ingeniero en Informática.

Primera vez que me tocó hacer una gestión Ágil en una empresa... año 2001. Desde entonces he trabajado en, o para, más de 90. Y he formado a más de 2000 alumnos.

También soy profe de la Universidad Rey Juan Carlos.

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