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Pros y contras de usar una herramienta Kanban

En la práctica, para muchos equipos eso de tener un tablero Kanban en la pared, al principio es algo divertido… pero a veces se acaba convirtiendo en un infierno, que intentan resolver sustituyendo el tablero de la pared por una herramienta Kanban.

Una de las ideas fundamentales de Kanban (dejo aquí el post de qué es Kanban) es visualizar el flujo de trabajo. El flujo de trabajo se divide en fases y se visualiza la situación en la que está cada tarea, lo que habrás visto como tableros llenos de post-it (la figura de abajo ilustra un ejemplo de tablero Kanban). Ese tablero tiene tantas columnas como estados por los que puede pasar la tarea (ejemplo, en espera de ser desarrollada, en análisis, en diseño, etc.).

Hasta aquí la teoría va bien, pero en la práctica, mantener un tablero Kanban en la pared se acaba convirtiendo en un problema. Y una solución es sustituir el tablero Kanban de la pared por una herramienta Kanban (te dejo el enlace a la página de herramientas recomendadas). Aunque para algunos sectores más puristas esto es desvirtuar la esencia del Kanban, que se basa en la máxima visualización del tablero, compartida al máximo por todo el equipo.

Pero ¿cuáles suelen ser los pros de contras que uno suele encontrar en aquellos equipos que usan una herramienta Kanban en vez de un tablero en la pared?

Pros de tener una herramienta Kanban

Te quitas los pos-it. Aunque suene a chiste, uno empieza en serio a trabajar con un Kanban, y utiliza post-it para escribir las tareas y pegarlas en el tablero. Pero el número de post-it crece, la señora de la limpieza hace desaparecer unos cuantos, otros se caen al suelo cuando alguien da un portazo, las ventanas no se pueden abrir porque se vuelan, cuando un post-it se ha completado no se sabe muy bien donde guardarlo, a los más antiguos se les acaba el pegamento por detrás y hay que tirar de celofán, etc. Con una herramienta todo esto desparece.

Como ejemplo de este punto, en la siguiente foto podéis ver el tablero Kanban de Kybele Consulting, un momento antes de hacer limpieza y decidir qué hacer con tanto post-it terminado y que no queríamos perder (los post-it están borrosos para guardar la confidencialidad de los proyectos).

Puedes manejar históricos. ¿Cómo guardamos la situación en la que se encontraba el tablero el mes pasado? ¿le hacemos una foto? Quizás esto no te importe, pero hay equipos a los que les importa mucho. Por ejemplo, a aquellos que necesitan ser auditados, y tener evidencias, por ejemplo para obtener un CMMI, les importa mucho (te dejo aquí el post de Combinar Scrum y CMMI, que aunque no es sobre Kanban los problemas en una auditoría CMMI son iguales que los que tiene un tablero Scrum). Las herramientas Kanban facilitan disponer de históricos y evidencias.

No te queda otra si tu equipo está distribuido. Aunque también choque con la teoría ágil purista, hay veces que los equipos tienen que estar distribuidos, es decir, no todos los miembros del equipo están en la misma sede. Y, obviamente, en esta situación un tablero Kanban físico no funciona. Y es necesario usar una herramienta Kanban.

Contras de usar una herramienta Kanban

Visibilidad y comunicación. Quizás la principal desventaja de usar una herramienta Kanban es que no es lo mismo que un tablero que todo el mundo ve, y tiene que ver por fuerza al pasar delante de él. También se fomenta la comunicación, charlar frente al tablero, etc.

Los problemas típicos de las herramientas. Costes, si no usamos algo libre, formación, mantenimiento, etc., son consabidos problemas de usar herramientas, y por ello, también de usar una herramienta Kanban.

..

¿Y tú qué utilizas en tu proyecto? ¿Herramienta Kanban o un tablero en la pared? ¿Y cuál es tú experiencia?

5 Respuestas to “Pros y contras de usar una herramienta Kanban

  1. Javier Pages dice:

    ¿Y por qué no combinar AMBAS herramientas?
    Ej, una TV de 40″ en la que se muestra el Kanban del equipo.

    Funcionalidad + Visibilidad, todo en uno, por el simple coste de una TV LED… ¿que son 400€?

  2. No veo cual es el impedimento de combinar ambas.

    Yo ocupo Jira y tengo mi tablero activo, VISIBLE al resto. No cumple las condiciones para ser un kanban utilizándolo solo vía web, va en contra.

  3. Julio dice:

    La herramienta tb cuenta con la visibilidad y comunicación como PRO.
    Puedo ver el tablero desde cualquier dispositivo y lugar, ya no tengo que estar presente fisicamente delante de él.
    Además la herramienta me va a comunicar de forma automática cualquier cambio, ya no hace falta tener memoria fotográfica para detectar los cambios.

  4. Perea dice:

    Hola,

    Nosotros lo intentamos, pero al final teías que andar dejando la TV para que la gente hiciera reuniones, proyectara cosas, etc. Así que volvimos a la pizarra. Quizás si los jefes comprar una tv de uso exclusivo para el equipo de desarrollo nos huiese funcionado.

    Saludos

  5. Perea dice:

    Hola,

    Pero no es lo mismo ver una pizarra que ver una pantalla. Es como leer un libro en papel o leerlo en pdf.

    Saludos

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